Мне не хотелось бы, чтобы кто-то экономил на проведении мероприятий. Но иногда приходится идти на подобные меры. Если уж сокращать расходы на мероприятия, то делать это следует по всем правилам. Есть некоторые соображения по поводу того, как оптимизировать ведение бюджета без «потери качества».

  • Можно отменить мероприятие, но сделать это без последствий не всегда получается. Отмена уже запланированных или регулярно проводимых мероприятий грозит репутационными рисками. В таком случае экономия будет несоизмерима с потерями. Если вы периодически устраиваете деловые встречи для партнеров, клиентов или сотрудников, не пренебрегайте ими в очередной раз. Такая экономия не приведет к оптимизации бюджета.
  • Урезание косвенных расходов. Если вы на протяжении нескольких лет сотрудничаете с одними и теми же поставщиками, проведите неофициальный тендер. Результаты могут оказаться очень интересными. Проведению адекватной тендерной процедуры всегда мешают определенные нюансы. Речь идет о заранее установленном количестве участников, среди которых один лидирует, а другие отстают. Техническое задание бывает составлено неправильно. В нем нет конкретной цели и задач, а есть уже описанное мероприятие с готовым предсказуемым сценарием. Новая отобранная команда предложит свежие решения. Не факт, что оптимизация составит 50%, но на 10-30% уж точно можно рассчитывать.
  • Поощрение и Call 2 Acton. Мероприятия поощрения лучше заменить на другие. Одним из самых эффективных инструментов часто является Call 2 Acton. Проведение дилерских конференций, тест-драйв для журналистов, презентации.
  • Поменять формат. Есть какой-то шанс, что кризис заставит сменить формат мероприятий. К примеру, можно проводить фуршеты – интересные, яркие и динамичные, ведущие к новым знакомствам и рождению креативных идей. Круглые столы со стульями – это слишком типично для большинства компаний. При смене формата удастся сэкономить до 40% расходов. Но это лишь один пример. Смена формата несет неисчерпаемые ресурсы для оптимизации.
  • Проблема в качестве и количестве. Гости и участники мероприятий не заметят, что чего-то не хватает. Зато экономия на том, что есть будет очевидна. Хотелось бы посоветовать не снижать качество позиций. Лучше откажитесь от новых. Это ведущий принцип деятельности ивент-менеджера.
  • О контенте и оформлении. Бюджет может серьезно вырасти при заполнении пустоты особенными «фишками». Когда нечего сказать, нужно брать клиента оформлением. Но возможно пришло время призадуматься о качественном контенте. В таком случае вы потратите больше ресурсов, но меньше финансовых средств.
  • Бюджетность – как часть креатива. Планируете сэкономить на мероприятии, но хотите, чтобы это было незаметно окружающим? Ничего не получится. Если уж делаете все бюджетно, проведите подобное мероприятие в открытую. Нужен особый подход. Пусть все будет просто, но максимально качественно. Вы должны продемонстрировать, что не выбрасываете деньги на ветер. Эмоции, отличное содержание и оптимизм – вот основные показатели хорошего мероприятия! Проведите его с умом и дайте заряд бодрости своим сотрудникам. Они должны быть вовлечены в увлекательный креативный процесс.

Учитывая все вышесказанное, вы не только сэкономите на мероприятиях, но и сможете правильно оптимизировать бюджет компании.

Алексей Берловunnamed (2)Управляющий партнер компании Eventum Premo