Руководству и владельцам ивент-компаний не стоит забывать: мероприятия – это ваш продукт, а спонсоры – ваши клиенты. Спонсоры не приходят просто так, их нужно убедить «купить» ваш продукт.

Удивительно, однако большинство организаторов мероприятий оказываются плохо подготовленными к общению со спонсорами, и в особенности, когда дело доходит до подписания контракта.

После проведенного анализа сотен мероприятий, были выделены 5 основных ошибок, которых можно было легко избежать.

  • Первый контакт. Ошибка: «Вот мое мероприятие, дайте мне денег!»

Вот скажите мне честно, если бы вы получили подобное сообщение: «Мы хотим организовать для вас это мероприятие, и нам нужно 5 тысяч долларов», – стали бы вы на него отвечать?

Не имеет значение, посредством чего организатор общается со спонсорами, первое впечатление – самое главное. Поэтому первым шагом для привлечения внимания спонсоров является тщательно подготовленная презентация. А если пренебречь этой важной подготовительной частью, мероприятие может так никогда и не осуществиться.

Если вы направляете потенциальному спонсору обычное бумажное письмо, то постарайтесь персонализировать конверт, подпишите адрес вручную и, если возможно, укажите конкретное имя получателя. Подумайте, что еще сможет привлечь внимание спонсора к вашему мероприятию.

Брошюра, содержащая всю необходимую информацию, также важна, как и контактные данные.

В этом плане электронное письмо не сильно отличается от бумажного: избегайте массовых рассылок и непонятных адресов отправителя. Если планируемое мероприятие не имеет собственного домена в сети, то, по крайней мере, создайте для него отдельный адрес электронной почты, непосредственно связанный с названием события.

Если для рассылки вы используете готовые базы данных спонсоров из интернета, то убедитесь, что для получателя актуальны профиль и место проведения события. Проверьте, корректно ли отображается веб-страница мероприятия в различных браузерах.

  • Название. Ошибка: «Мисс Россия»

Одна из самых больших ошибок – использовать для своего мероприятия хорошо известные названия других, более крупных событий. Это не только введет людей в заблуждение, но и может создать юридические трудности. Например, если вы решили провести небольшой конкурс красоты, не стоит называть его «Мисс Россия». Большинство пришедших на него спонсоров решат, что вы их обманули и попросту украли их время. Это негативно скажется на вашей дальнейшей репутации.

Название мероприятия должно четко соответствовать происходящему. Или же оно должно быть настолько оригинальным, чтобы человек, увидевший его, заинтересовался, захотел прийти и узнать: «что же это такое?» Однако не стоить перебарщивать с оригинальностью.

  • Описание. Ошибка: «Большой концерт в развлекательном центре»

Большинство организаторов не могут четко в двух словах описать свое мероприятие. А без хорошего описания достаточно сложно привлечь внимание спонсоров. Выделите время и составьте список особенностей вашего события. Будьте кратким. Предоставьте всю необходимую информацию, такую как место проведения, целевая аудитория и т.д. В описании ежегодного события также можно вкратце упомянуть о предыдущих.

Оптимальным описанием будет текст, объем которого не превышает 100 слов. Всего лишь бросив на него взгляд, спонсор должен получить интересующую его информацию.

Конечно же, далеко не каждый ивент-организатор является превосходным писателем. Но в любом случае, можно найти человека, обладающего подобными талантами, и поручить это дело ему.

  • Спонсорский пакет. Ошибка: «Нам нужно всего примерно около $500»

Не каждый организатор хорошо представляет себе концепцию спонсорских пакетов. И это очень плохо! Часто бывает так, что организовав очень многообещающее мероприятие, его создатели теряются, когда дело доходит до сбора денежных средств. Они просто не представляют, сколько денег им нужно, и что они могут предложить за это спонсорам.

Практически любое событие дает спонсорам возможность рассказать о себе в большей или меньшей степени. Задача организаторов – показать потенциал спонсорских пакетов, отметить их различия.

Искусство ивент-менеджера – сделать любой пакет настолько привлекательным, чтобы спонсор сразу же увидел в нем выгоду для себя. К тому же спонсорские пакеты должны быть хорошо сбалансированы для того, чтобы заинтересовать спонсоров всех уровней.

Очень часто важность этих действий недооценивают, и спонсорам предлагают произвольно созданные пакеты. Каждый организатор должен иметь в виду, что от того, насколько правильно будут составлены пакеты, зависит успех или провал переговоров со спонсорами. И последнее, но не менее важное: их стоимость также играет определяющую роль. Присмотритесь к другим подобным мероприятиям: очень часто описания и стоимость спонсорских пакетов можно найти в интернете.

  • Ответы на запросы спонсоров. Ошибка: оставлять их без ответа.

Иногда, по абсолютно непонятной причине, организаторы полностью игнорируют предложения от самих спонсоров. Молчание спровоцирует однозначное «не приду» со стороны спонсора. Конечно, ивент-компания может частично или полностью не соглашаться ними, но ответ в любом случае должен быть. И даже отказ нужно сформулировать таким образом, чтобы оставить возможность сотрудничества в будущем.

Между идеей мероприятия и подписанием спонсорского контракта – долгий и сложный путь. Тщательное планирование позволит найти хороших спонсоров и построить с ними длительные взаимовыгодные отношения.