Мы знаем, что до сих пор, многие, для регистрации посетителей (участников) мероприятия используют стандартные таблицы Excel – это прошлый век, поскольку в наше время есть множество простых способов усовершенствовать этот процесс. Один из самых эффективных – регистрация on-line. Для того чтобы быстро и качественно освоить этот «новый» инструмент мы дадим Вам несколько рекомендаций, которые должны быть учтены.

1. Составляя анкету, не спрашивайте то, что Вам реально не пригодиться.

Уверены, что на некоторые вопросы, которые Вы задаете, уже есть ответы. Продумывайте, каждое поле, действительно ли Вам необходима эта информация, будете ли Вы ее применять. Чем короче анкета, тем лучше, так что не забудьте спросить, только то, что Вам действительно пригодится.

2. Горят сроки? – Поощряйте за регистрацию!

Если сроки на изготовление формы регистрации не позволяют сделать это качественно, уделите время самым основным пунктам анкеты и лучше подумайте о том, как поощрить при регистрации. Например, «Регистрируясь сегодня, Вы получаете Приглашение на after-party!»

3. Изменяйте сообщения, в зависимости от приближения к дате мероприятия.

Добавьте динамики! За два месяца до начала события, можно написать просто «Приходи», разместив при этом «Новости программы». За несколько дней до начала мероприятия стоит подумать о том, чтобы изменить это сообщение (что, в принципе, очевидно…) «Вы готовы оторваться по-крупному? Событие скоро начнется»

4. Подумайте о сегментации… Разделяйте аудиторию по интересам!

Выделите поле или два, которые позволят разбить все сообщения на группы. Например, покупатель и поставщик имеют очень разные интересы, агентства и корпорации одинаковые — распределите сообщения на группы в соответствии с их интересами.

5. Используйте архивные данные.

Если Вы с определенной периодичностью организовываете мероприятия для одной и той же аудитории, предусмотрите возможность «сохранения» данных, чтобы при последующих регистрациях у пользователя подставлялись данные при введении, например ФИО или адреса электронной почты.

6. Определите цель посещения

Предусмотрите возможность «поля», где Вы могли бы спросить о цели посещения мероприятия. Возможно, это поле будет «свободным», и потенциальный посетитель сможет «рассказать» о истинной цели посещения: определит какую то конкретную тему, которая его волнует и он хотел бы ее услышать/увидеть в более развернутом виде, а возможно, его интересует «самопрезентация». Таким образом, Вы сможете увидеть, что люди, которые пришли для обучения, вышли счастливыми, но люди, которые приехали, чтобы наладить контакты вышли недовольными.

7. Стандартизируйте поля формы.

Это поможет собрать статистику, обобщить и сегментировать, и, в итоге, организовать интересное мероприятие, где будут удовлетворены интересы каждого.

8. Конфиденциальность.

Не забывайте сообщить о защите «передаваемых» данных.

9. «Поделиться событием» или «Пригласи друга».

Прежде, чем закончить работу над заполнением формы, предложите, тем кто зарегистрировался: во-первых: пригласить своих друзей/коллег через e-mail (множество программных инструментов позволяют сделать одним из последних шагов регистрации сделать указание электронных адресов своих друзей или коллег, которым тоже можно предложить посещение мероприятия); во-вторых, напомнить о социальных сетях и призвать поделиться новостью на своих страничках.

10. Укажите контакты.

На любом шаге заполнения анкеты или формы регистрации может понадобиться связаться с «организаторами» мероприятия. Не оставляйте это простое требование без внимания!

11. Напоминалка.

Установите напоминание. Очевидно, что дня за два до события, не все вспомнят, что аккредитовались на мероприятие. Оставьте возможность «напоминания» о событии. Вы сможете выслать на почту схему проезда, сообщить об изменениях в программе, и другие важные новости мероприятия. Кроме этого, программные возможности сейчас уже позволяют синхронизировать в автоматическом режиме данные с календарями outlook и Google Calendar.

12. Ранняя регистрация.

Создайте стимулы зарегистрироваться заранее. Отправьте им эксклюзивное видео докладчиков, предложите им привилегированное положение, напишите, что смогут попасть без очереди, или, в конце концов, организуйте акцию со скидкой «ранняя пташка».