Новогодний корпоратив компании СТК

Описание

Бриф Перед агентством были поставлены следующие цели и задачи:

• Разработать концептуальное решение для всего мероприятия состоящего из 3 частей – Собрания трудового коллектива, Награждения по итогам годового внутреннего конкурса и Новогоднего корпоративного праздника
• Разработать и реализовать общую чёткую логистику всего мероприятия включающую в себя организацию зоны для приветственного фуршета на 4300 человек; обеспечения 4300 посадочных мест на время СТК и Награждения; организация фуршета на 4300 человек в том же зале, где проходил приветственный кофе брейк; обеспечение организованного перехода людей из одного зала в другой; переоборудование зала после СТК и Награждения, во время 45 минутной фуршетной паузы, в площадку для проведения концерта и дискотеки в режиме клубного танц-пола.

Перед агентством были поставлены следующие цели и задачи:

• Разработать уникальную структуру и логистику проведения церемонии награждения, в которой должно принять участие 95 человек. Всем номинантам и лауреатам должно быть уделено внимание, но при этом, сама церемония должна пройти за 1,5 часа.
• Разнообразить церемонию награждения. Дать возможность топ-менеджерам ФК УРАЛСИБ, предстать перед сотрудниками корпорации в менее официальном виде.
• Мероприятие должно быть более инновационное, чем предыдущее.
• Уровень ожидания клиента повышенный, всё должно пройти идеально, так как это канун Юбилейного года корпорации в котором она переходит 25-летний рубеж.

Предложенное решение: На основе полученного брифа и его последующей детальной проработки с клиентом, нашей компанией было предложено следующее решение – для подчеркивания масштабности и знаковости мероприятия, и реализации всех обозначенных целей и задач, сделать акцент во всём мероприятии на мультимедийности. Исходя из этого, нами было предложено инновационное, для ФК УРАЛСИБ, решение – использовать на мероприятии 5 экранов соединённых в 1, таким образом, чтобы у нас получался большой, панорамный экран, общей площадью ~ 240 м2. Это решение дало нам возможность выполнить ряд основных задач:

• Мероприятие стало инновационным
• С помощью панорамного экрана и видео-контента, была полностью решена задача по церемонии Награждения
• Для топ-менеджмента корпорации были сняты видео-ролики с их участием, на оригинальные музыкальные композиции, и показаны на панорамных экранах в сопровождении их вокальных  выступлений на сцене, что вызвало положительный эффект во много раз превышающий ожидания.
• За счёт виджеинга демонстрируемого на экране удалось сделать Новогоднюю часть мероприятия красочной и максимально праздничной.

— описание плана выполнения мероприятия (часть I).

• За 3 месяца, до начала мероприятия, сразу после утверждения глобальной идеи мероприятия, наша компания начала широкомасштабную подготовку:
• Создание панорамного видео-контента для СТК
• Создание мультимедийного панорамного видео-контента для церемонии Награждения и Новогодней дискотеки
• Сценарии, режиссура и монтаж видео роликов с топ-менеджментом ФК УРАЛСИБ

— описание плана выполнения мероприятия (часть II).

• Создание специальных, псевдо 3D видео-вставок перед роликами
•  Разработка логистики Награждения
• Разработка логистики всего мероприятия, включая Регистрацию гостей, кофе-брейк, СТК, Награждение, Фуршет, Переоборудование зала, Новогоднюю дискотеку.
• Планирование фото-выставки в зоне регистрации
• Налаживание коммуникаций со всеми подразделениями ФК УРАЛСИБ для более эффективной и оперативной работы

Задачи:

Основным моментом, так сказать, отправной точкой успеха всего мероприятия, стало принятие руководством ФК УРАЛСИБ решения об использовании для СТК-2012 панорамного экрана, состоящего из 5 экранов. Чтобы преодолеть сомнения в необходимости выбора этого шага, для руководства корпорации нашим агентством была придумана специальная интерактивная  презентация, суть которой заключалась в следующем – начинал презентацию один человек, стоящий достаточно далеко от комиссии, когда наступал момент перехода к той части, где речь велась о панорамном экране, он подходил ближе и к нему с 2-х сторон подходили по 2 человека, все вместе они образовывали полукруг – имитируя расположение панорамного экрана. Действуя то абсолютно синхронно, то передовая эмоцию или движение от 1-го к 5-му, команда феерично закончила презентацию и вызвала бурный восторг и одобрение руководства, после чего панорамные экраны были утверждены.

Реализация:

— описание самого мероприятия в нескольких предложениях, как все происходило. От начала и до конца мероприятия, у меня была только одна, совершенно определённая ассоциация – что я нахожусь внутри механизма Швейцарских часов. Настолько хорошо и слаженно сработал весь коллектив компании.

Эффективность:

— фактические результаты ивента, эффективность распределения бюджета, также желательны отзывы СМИ.

Данное мероприятие на итоговой встрече с Заказчиком, было названо лучшим по чёткости реализации целей и задач, за всю историю компании.Кроме большого положительного резонанса среди сотрудников корпорации, было отмечено, что экономия бюджета была весьма значительной благодаря выбору панорамных экранов и заменой стандартных декораций современным видео-контентом.

А особенно приятно было то, что работа всего агентства была оценена как высокопрофессиональная и заслуживающая доверия в будущем.

Особенности:

 — опишите отличительные черты данного мероприятия, чем событие выделяется на уровне с иными ивентами такого же типа. Основным отличием, на наш взгляд, является то, что это мероприятие стало знаковым не только для ФК УРАЛСИБ, но и для ряда других компаний, которым мы на примере этого мероприятия делаем презентации и тендерные предложения, и которые склоняются в своём выборе к нам.

Ведь предлагая уходить от стандартного декора, как на данном проекте, мы предлагаем компаниям перестать использовать одноразовые решения – весь декор, в лучшем случае уходит на склад, в худшем – выкидывается сразу, тогда как весь мультимедиа-контент может использоваться компанией ещё не раз в течении года.

Поэтому экономия бюджета, не такая явная в начале, после наших презентаций и предложений, становится – очевидной.