ENTER Route 66

Описание

Бриф:

Цель: Счастливые сотрудники – счастливые клиенты – философия Enter Связной. Чтобы постоянно добиваться и придерживаться командной гармонии Enter Связной внедрили Олимпиаду – не грязное соперничество, а здоровое и позитивное соревнование. Награда – это WOW впечатления.

Задача: Организовать насыщенное и интересное путешествие по городам США для победителей Олимпиады ENTER Связной по итогам года.

Особенности: Ограниченный бюджет проекта; Длительность и территориальная протяженность проекта.

Предложенное решение: Решение проблем с помощью денег – признак посредственности! Действуя по этому принципу, креативная команда агентства разработала проект путешествия по главным городам США на трейлерах и других видах транспорта, включая один внутренний перелет с проживанием в кемпингах и недорогих отелях. Несмотря на высокий сезон, удалось выбрать и забронировать соответствующие требованиям гостиницы, кемпинги и трейлеры, экскурсии и развлекательные опции, уместившись в обозначенный бюджет.

План:

20 декабря – 20 февраля – разработка маршрута и плана мероприятия;

20 декабря – 22 февраля – бронирование и оплата авиабилетов на международные рейсы;

5 марта – 15 апреля – процесс получения виз участниками тура, от сбора документов до контроля за непосредственной выдачей документов;

7 марта – 5 апреля – бронирование и оплата авиабилетов на внутренние рейсы (Чикаго -Гранд-Каньон);

15 – 29 марта – выбор, бронирование и оплата отелей по всему маршруту;

18 марта – 5 апреля – подбор экскурсионных программ на точках маршрута, бронирование  экскурсий для всей группы;

1 – 29 апреля – производство всех материалов для проекта;

4 – 15 апреля – подбор, кастинг водителей, инструкции водителям по работе на проекте;

5 – 29 апреля – прескаут на территории США. Подбор кемпингов по маршруту, утверждение  экскурсионной программы, произведение основных закупок и т.п.;

15 – 29 апреля – подготовка материалов для ро-ад-бук, верстка и печать;

30 апреля – 11 мая – проведение incentive-тура ENTER Route 66.

Задача — минимизация расходов:

Выбор провайдеров для аренды 9 трейлеров на Западном и на Восточном побережье, соответствующих требованиям агентства: вместимость, год выпуска, комплектация, стоимость аренды, стоимость экстра расходов. Задача была выполнена в условиях высокого сезона. Договоры были заключены с 2 компаниями на Восточном побережье и 1 на Западном. Авиабилеты для участников проекта на внутренний перелет Чикаго-Гран Каньон были куплены  индивидуально на три рейса. Рейсы соответствовали индивидуальному расписанию каждой группы в Лас-Вегасе.

Поиск кандидатов на должность водителей и кастинг, выбраны 18 лучших кандидатов: green card, стаж от 5 лет, знание русского языка.

Выбор кемпингов и отелей происходил в соответствии со строгими требованиями к комфорту, питанию и месторасположению.

Менеджеры проекта оборудовали все 18 трейлеров: закупили постельное белье и посуду, настольные игры, организовали работу Wi-Fi роутеров и GPS навигаторов (настройка точек). Флагманский трейлер был оклеен логотипами и снабжены символикой компании ENTER Связной. Задача :

логистика маршрута

• Маршрут был предложен клиентом. Задачей агентства было сделать максимально удобную логистику, чтобы позволить участникам провести максимум времени в каждой локации. Итоговая аджента проекта была выбрана из 6 вариантов.

• Разделение основной группы на три подгруппы на участке маршрута Чикаго – Гранд-Каньон –Лас-Вегас. Одна из подгрупп планировала посещение шоу Cirque du Soleil в Лас-Вегасе, в связи с чем ее члены должны были прибыть в город строго в определенное время. Для каждой из трех групп были разработаны собственные маршруты с посещением достопримечательностей и собственной программой, а также приобретены авиабилеты на рейсы трех перевозчиков. Путешественники объединились во время эксклюзивной экскурсии в офис знаменитого Интернет-магазина Zappos, во время которой отправились на поиски вдохновения для осуществления собственных бизнес-задач.

• Обязательное посещение Сан-Франциско. Конечной точкой маршрута стал Лос-Анджелес, однако  перед ней задачей организаторов было включение Сан-Франциско в программу. Поездка в СФ несла в маршрут крюк в 1500 км. Для того чтобы дорога не слишком утомила участников тура, был разработан маршрут, включающий разные дороги, а также необычная экскурсия по «Парижу Запада».

Реализация: Подготовка ENTER Route 66 заняла более четырех месяцев, а работа над аджентой началась в ноябре 2012 года. Подготовка проекта велась полностью дистанционно. Прескаут состоялся только во время прибытия организаторов в США за десять дней до старта проекта. За это время менеджеры компании предварительно проделали весь путь ENTER Route 66, чтобы подготовить безупречное путешествие. Группу сопровождали два проектных менеджера агентства: Дмитрий отвечал за работу водителей,  состояние трейлеров, переговоры с арендаторами, технические вопросы и закупки. Вероника – переговоры с прочими партнерами: отели, кемпинги, экскурсии, автобусные компании, рестораны, а также решение вопросов участников во время проекта.

Результат:

«Быстро. Много. Концентрированно. Ярко. Драйв. Нон-Стоп. Счастье. Радость. Чумовая.  Сумасшедшая. Вдохновляющая. Ниагара. Каньон. Америка. Задор. Познавательно. Друзья».

Эти и другие слова были произнесены участниками ENTER Route 66 после возвращения в Москву.  Была организована идеальная логистика большого путешествия через Соединенные Штаты, при этом насыщенный график не вызвал усталости у участников incentive-тура.

Особенности:

• Проведение проекта с необходимостью привлечения большого количества профессиональных провайдеров во время высокого сезона

• Непростая система получения виз

• Подготовка проекта с партнерами при разнице во времени от 7 до 9 часов

• Ограниченный бюджет

• Большое количество удаленных друг от друга локаций в ограниченное время