Технологии сопутствуют деловым встречам уже более 30 лет: нам стали привычны инновационные решения и технологические достижения в отраслевых мероприятиях.

За прошедшие десять лет динамика изменений заметно увеличилась, а в последнее время наблюдается настоящий взрыв в использовании «умных» устройств (смартфонов, планшетных компьютеров) на конференциях и мероприятиях. Большинство любителей конференций сегодня владеют как минимум одним устройством, которое может подключиться к интернету и имеет достаточно большой сенсорный экран. Однако, как и в случае с использованием любой новомодной технологической новинки, в вопросах технологий существуют свои секреты успеха, детали, которые следует усовершенствовать. Эта статья — попытка объяснить, как вы должны относиться к подобному процессу планирования, чтобы впоследствии быть уверенным в том, что вы получите максимальную отдачу при использовании любой технологии, которую вы выберете для проведения вашего мероприятия.

Многолетний опыт наблюдения за несколькими техническими революциями, а также появление смартфона, мобильного интернета и множества социальных сетей позволили людям выйти за рамки зала заседаний. Теперь у человечества куда более утонченное представление о том, что согласуется с понятиями функциональности, скорости и доступности; иными словами, средний делегат будет ожидать большего, чем раньше.

Появилось множество новых способов взаимодействия — как в самом конференц-зале, так и за его пределами, делегатам и организаторам сегодня доступны ранее неизвестные средства связи. Увеличенное количество участников способствует плодотворному сотрудничеству и улучшению результатов в целом. В пределах разумного сегодня возможно все.

Однако, как гласит название одноименной книги, этот дивный новый мир не является тем, чем кажется.

Действительное часто кардинально отличается от желаемого. Реальности свойственно изменять наши тщательно продуманные планы и проекты. Мы должны принять инновационные идеи, креативные резюме и привнести их в объективную реальность, т. к. такой подход часто приносит плоды при заключении компромиссов.

Бюджет и сроки – это те два направления, которые всегда будут влиять на ваши намерения. Часто кажется, что нам категорически не хватает того или другого, но, воспользовавшись парой приемов, вы во всех отношениях окажете себе невосполнимую помощь. Это и есть третье направление в подобной деятельности, которое поможет вам решить, какую технику или технологию вы будете использовать на встречах; это именно то, что стоит помнить на протяжении всего процесса планирования.

Если предположить, что существует только одна мысль, которую вы должны вынести из этой статьи, то это следующее предложение.

Никогда не забывайте о цели встречи.

Простите, если это кажется вам очевидным, но иногда технологии навязывают собственную структуру встречи, что может сказаться на результатах общей деятельности. По аналогии, иногда конкретное решение может оказать совершенно нежеланный эффект на ваши планы и расчеты. Поэтому очень важно не забывать о первоначальных планах. Задайте себе несколько вопросов:

  • Каковы причины этой встречи?
  • Почему вы встречаетесь в конференц-зале? Эта встреча состоялась ради удовольствия, это очередное заседание или сбор для решения определенного вопроса?
  • Кем являются участники встречи?
  • Это сотрудники, клиенты или представители общественности? Каковы демографические показатели этой группы? Чего они ждут от вас? Ладят ли они с технологиями?
  • Что вы хотите донести до публики на этой встрече?
  • В чем заключается ключевая информация? Какими знаниями эта встреча должна снабдить участников?
  • Каких результатов вы ждете?
  • Что вы хотите услышать от приглашенных? Они будут задействованы в голосовании или каком-то сообщении? Возглавит ли кто-то поиск информации?

Это неокончательный список вопросов, более того, к ним могут прибавиться ваши собственные, но важно здесь то, что пока вы не поймете, для чего предназначена встреча и кто будет ее участниками, вы не сможете выбрать правильное техническое оснащение для вашего мероприятия. Ответы на вопросы, которые вы дадите, должны помочь вам в процессе поиска того, что и как вы захотите рассказать делегатам. Помните о них на протяжении всего процесса и внимательно рассматривайте каждое предложенное решение, чтобы убедиться, что оно соответствует поставленной цели.

Консультирование

Как только вы получите ответы на эти вопросы, вы сможете начать работать над тем, какие технологии лучше всего подходят под ваши индивидуальные требования. Ключевой момент – привлекайте своего технологического партнера как можно раньше. Сегодня технологии часто являются частью структуры мероприятия, вследствие чего имеет смысл проверить ваши идеи на поставщике. Попробуйте воспринимать его не как обычного партнера, а как консультанта – и вскоре вы не только выясните, следует ли вам вообще с ним работать, но и получите прекрасный шанс заполучить лучшую технику для вашей встречи.

Вооруженные вашей концепцией встречи и соответствующими идеями, попросите рекомендаций у своих партнеров. Посмотрите, как их задумки вписываются в ваши намерения. Вполне возможно, что вам стоит поискать новых компаньонов, если они просто перечислят весь перечень услуг с их сайта. Они должны быть готовы слушать и предлагать подходящий сервис, который обеспечит вам достижение ваших целей.

На этом этапе важно убедиться, что вы досконально понимаете суть того, что вам предлагают. Кажется очевидным, но все мы когда-то были в той или иной степени заложниками жаргона, не так ли? Если после доступных объяснений поставщика тет-а-тет вы не разберетесь, как будет работать определенная часть техники и как это добавит статусности вашей встрече, каким образом это смогут понять ваши гости, когда ведущий будет пытаться сделать все возможное для подобного разъяснения в начале мероприятия?

Не бывает двух одинаковых встреч, поэтому предъявляйте требования к гибкости идей. Предлагаемые решения должны адаптироваться под ваше мероприятие, а не наоборот. Если вы намерены переделать что-то, чтобы приспособить определенную систему, учитывайте, что итог работы может измениться. Не подстраивайте ваше мероприятие исключительно под технологии – иначе участники запомнят техническую сторону вопроса, но никак не информационную!

Кроме того, не предполагайте, что приглашенные будут машинально использовать предложенное вами техническое оснащение. Вы должны дать им повод для желания воспользоваться им. Здесь обязательно должна быть выгода для делегата – убедитесь, что вы можете продемонстрировать ее как можно раньше. Ваши ободрительные замечания – великолепное решение для демонстрации работы системы обмена сообщениями, показа приглашенным, что организаторов волнует то, как пройдет встреча.

Если вы используете технологию радиочастотной идентификации (RFID), делегаты должны видеть, что это положительным образом сказывается на их жизни, делает ее легче: например, такому впечатлению способствует функция доступа к данным, просмотра их персонального маршрута. Если они почувствуют, что это просто ваш инструмент для контроля над их деятельностью и посещаемостью, возникнет конфликт.
Дополнительное преимущество раннего вовлечения вашего технологического партнера в дело заключается в том, что наши два старых друга «бюджет» и «сроки» могут быть просчитаны более эффективно. Решая все вопросы в последний момент, вы рискуете обнаружить недостачу бюджета на то, что вам нужно, или нехватку времени на осуществление того, что вы можете себе позволить.