Каждая компания, занимающаяся ивент-менеджментом, должна наилучшим образом планировать, организовывать и проводить абсолютно все мероприятия, чтобы и участники, и гости остались полностью довольны. Одновременное управление несколькими событиями может создавать сложности для организаторов. Но этот процесс можно сделать значительно проще, если использовать эффективные приложения для ивент-менеджмента. Они позволяют планировать и отслеживать бесчисленное количество действий, осуществляемых в рамках одного события, а также несколько мероприятий, которые проводятся в один и тот же промежуток времени – месяц или неделю. Ниже представлен топ-6 бизнес-преимуществ, которые появляются при использовании приложений для ивент-менеджмента.

1. Экономия времени на переговорах. Используя специальные приложения, вы можете с легкостью общаться с теми, кто принимает участие в мероприятии. Это позволяет сэкономить время и деньги, поскольку каждый может связаться с вами посредством смс или e-mail. А прочитать их можно в любое время, зайдя в меню приложения. Общение может осуществляться в реальном времени, а цепочки диалогов компонуются удобным образом для дальнейшего просмотра. Приложение дает возможность проведения видеоконференций с партнерами или с сотрудниками, задействованными в организации мероприятия.

2. Эффективное управление несколькими событиями. При организации нескольких мероприятий в один и тот же промежуток времени, достаточно кликнуть на соответствующую иконку, и перед вами появится список его участников. Используя эту функцию, можно отсылать важные сообщения одновременно всем перечисленным людям. В приложении отображается статус события в данный момент. При необходимости, можно обновить данные в режиме онлайн и сообщить об этом сотрудникам, задействованным в работе. После завершения мероприятия здесь также можно разместить для сотрудников задания по организации постсобытийной активности.

3. Разработка страницы мероприятия и отслеживание продаж. Приложение позволяет создать привлекательную страницу для мероприятия. Пользователи, заинтересованные в участии в данном событии, могут подписаться на нее, а также оплатить стоимость посещения. Таким образом, страница может быть использована для эффективного продвижения мероприятия, и вам не придется тратить деньги на полиграфические услуги по выпуску бумажных билетов.

4. Удобный органайзер. Возможности приложения позволяют хранить подробную информацию о деталях различных мероприятий, организацией которых вы занимаетесь. Оно дает возможность распланировать график организации и проведения, составить список необходимых действий, записать подробную информацию о докладчиках, приглашенных артистах, месте проведения и т.п.

5. Финансовые отчеты. Приложение дает возможность контролировать расход средств на проведение мероприятий. В нем выводятся данные о спонсорах, что дает возможность составления плана для оптимального использования полученных денег. В него можно интегрировать дополнительную программу, отслеживающую продажу билетов – и в любой момент вы сможете увидеть уже реализованное количество, а также оценить популярность события. Проанализировав полученные данные, можно разработать план снижения расходов для следующего аналогичного мероприятия. Приложение также позволяет выяснить, мероприятия какого типа вызывают интерес у лиц определенного возраста или конкретных групп людей. Эти сведения можно затем использовать для повышения привлекательности событий.

6. Возможность полной настройки «под себя». Приложение может состоять из любого количества модулей. Их число определяется исключительно вашими собственными потребностями. Оно также предлагает различные функциональные возможности для настройки панели управления, компоновки и оформления данных по каждому конкретному мероприятию.

Использование хорошего приложение для ивент-менеджмента позволяет избегать ошибок, увеличивать производительность работы и в реальном времени отслеживать статус мероприятия. С его помощью можно систематизировать все данные о ваших мероприятиях, тем самым экономя и время, и деньги.