5 важных советов при организации мероприятий на свежем воздухе

Вот-вот наступит лето — и поэтому все больше и больше мероприятий проводится на открытом воздухе. Почему бы и вам не присоединиться к этой тенденции? В особенности если вы живете в холодном регионе, в котором замечательная, теплая погода бывает всего несколько месяцев в году. Используйте хорошую погоду как преимущество, пока она есть!

Свежий воздух и огромная территория дарят уникальную возможность воспользоваться свободным пространством на мероприятии — например, вы можете организовать занятия спортом или приготовить обед на гриле. Кроме того, хорошая погода заряжает людей энергией. Все это говорит о том, что мероприятия на свежем воздухе открывают перед нами ряд новых возможностей, но вместе с тем — новых трудностей и поводов для обсуждения.

Ниже перечислено несколько важных факторов, которые вам нужно учесть при организации мероприятия на открытой местности:

1. Убедитесь, что ваше мероприятие вписывается в рамки активностей на свежем воздухе

Не каждое событие будет уместно вне помещения. Если вы проводите, например, конференцию по вопросам технологий или машиностроения, вам, возможно, лучше арендовать помещение в конференц-центре.

До того как воплотить в жизнь идею такого мероприятия, вспомните об основных функциях и главных целях вашего события. Если даже одна или две задачи встречи не смогут быть выполнены, не устраивайте ее на улице.

2. Найдите подходящее место (и получите законное разрешение)

Когда вы убедитесь, что ваше мероприятие может быть проведено вне помещения, вы разыщите подходящее место. В вашем городе должно быть множество парков и концертных залов, которые вы можете использовать. Точно так же, как и в работе с мероприятием в помещении, вам придется пообщаться с теми, кто заведует этой территорией, оценить вместимость, внешний вид и активности, которые может обеспечить этот объект на открытом воздухе.

После выбора места, получите разрешение от местной власти. Пропустить этот пункт – значит встать на верный путь к остановке вашего мероприятия.

3. Обратите внимание на погоду – и придумайте запасной план

Ваше мероприятие официально проводится вне помещения, а, значит, вам нужно придумать план действий на случай суровых погодных условий и прослеживать прогнозы по мере приближения дня Х.

Определите заранее вашу стратегию «на черный день»: можете ли вы легко перенести мероприятие в помещение, достаточно ли передвижных палаток, будете ли вы защищены от дождя или яркого солнца, отложите ли вы или отмените мероприятие. От ответов на эти вопросы будут зависеть многие другие детали организации.

Помните о своих оплачиваемых обязательствах: затратах, страховании и деталях контракта в случае, если плохая погода приведет к отмене мероприятия, услуг по обеспечению общественного питания или порче оборудования, арендуемого места проведения, потере безопасности и т.д.

4. Не забывайте ваше оборудование

Вы заблуждаетесь, если думаете, что вам не понадобится оборудование на свежем воздухе. Более того, проведение мероприятия вне помещения даже немного усложняет положение вещей в этом отношении, но вы все еще будете нуждаться в освещении, звуковой системе, другой подобной электронике и, возможно, даже wi-fiроутере. На месте будущего мероприятия может находиться переносной генератор электроэнергии, который вы, в случае отсутствия, можете приобрести.

Подсказка: удлинители, клейкая лента и шнуры для синхронизации — лучшие друзья организаторов мероприятий на свежем воздухе; имейте это в виду во время установки проводов, обратите внимание на электростанции.

5. Следите за комфортом ваших гостей

Иногда вам может выпасть возможность провести мероприятие на открытом воздухе на местности, специально оборудованной для этой цели. Если в этот раз получилось именно так, великолепно! Одна из тяжелейших частей вашей работы уже сделана! Если же нет, что ж… вам придется немного поработать.

Вы должны предусмотреть такие удобства, как стулья и столы, освещение (если мероприятие будет проходить вечером) и, самое главное, уборные и ванные комнаты. Также стоит предусмотреть стабильное снабжение питьевой водой и доступными продуктами питания. Эта прекрасная идея может и не прийти вам в голову, но стоит проверить, как в этом районе обстоят дела с насекомыми и вредителями. Свадьба на пляже в сопровождении слепней – это плохо!

Другая подсказка: используйте салфетки для рук и дезинфицирующие средства, солнцезащитный крем и спрей, возьмите легкие одеяла и аптечку, которые также могут пригодиться.

Лето приходит и вечеринки-барбекю, выездные свадебные регистрации и деловые встречи не за горами. Дождитесь хорошей погоды и организуйте приключение на открытом воздухе, но снабдите место для его проведения всеми удобствами и наслаждайтесь красотами матушки-природы!