Как предусмотреть риски на мероприятиях
Организация мероприятий — дело сложное и порой непредсказуемое. Практически на всех ивентах возникают ситуации, когда что-то идет не по плану и выходит из-под контроля. Рисков, которые связаны с организацией мероприятий, немало, и именно о них мы поговорим в данной статье.
- Персонал
Люди — всегда источник рисков. Даже если вы работаете с профессионалами, не стоит исключать человеческий фактор. Ведущий может заболеть, спикеры, выступающие на мероприятии, могут не приехать, официанты могут не справиться с работой. У вас всегда должны быть телефоны людей, которые смогут быстро приехать и спасти ситуацию. Номера ведущих, аварийных служб и доставки еды никогда не будут лишними, а в некоторых случаях помогут спасти все мероприятие от провала.
- Техника может сломаться
Необходимо помнить о том, что у камеры или фотоаппарата может разрядиться аккумулятор, компьютер или проектор могут перестать работать, а электричество может и вовсе отключиться. Такие ситуации всегда нужно предусматривать заранее. Тщательно контролируйте работу ваших подрядчиков, заранее проверяйте всю технику, всегда имейте в запасе несколько кабелей и удлинителей. Никогда не знаешь, в какой момент они могут понадобиться, но в случае форс-мажора они вам очень помогут.
Перед самим ивентом уточните у владельцев площадки, есть ли на ней запасной генератор. Если нет, то нужно узнать о наличии людей, которые смогут быстро устранить неполадки.
- Спикеры на конференциях
Заранее проверяйте приглашенных спикеров на наличие опыта публичных выступлений, иначе можете попасть в ситуацию, когда выступление становится провальным из-за отсутствия опыта у выступающего. В этом случае вас спасут репетиции до мероприятия, которые помогут подготовиться неопытному спикеру к сцене и спасут вас от непредвиденных ситуаций.
- Резкая смена погоды
Всегда есть вероятность того, что в самый неожиданный момент пойдет дождь или начнется гроза. И вы должны быть к этому готовы. Заранее продумайте, что вы будете делать в этом случае, куда должны будут пойти гости мероприятия. Если же от погоды зависит старт мероприятия, то нужно продумать, насколько по времени можно перенести начало, чем в это время можно занять людей, собравшихся к началу праздника.
- Гости могут вести себя не так, как запланировано
В плане мероприятия ивент-менеджера четко прописано все, что должно происходить на мероприятии: когда выходит следующий спикер на конференции или когда приходит время “сюрприза” для гостей праздника. Порой гости могут не обратить внимания на просьбу пройти куда-либо, потому что слишком увлечены беседой, случайно испортить ключевую декорацию и так далее. Поэтому нужно помнить, что этот план есть только перед Вами и гости не задумываются о тайминге и о том, как сложно устроено мероприятие, на которое они пришли.
Материал подготовлен: event & mice agency TDI Extra