Организация ивента — кропотливый процесс, хоть и для многих работников других профессий эта работа кажется постоянным праздником. Но что может быть труднее организации ивента? — его правильная реклама.

Зачем создавать мероприятие, если на него придет 5 человек? События — отличный способ показать свои возможности. И чтобы эти события принесли результат, необходимо позаботиться о том, чтобы о них услышала как можно более широкая аудитория.

Здесь мы разберем несколько советов как продвигать ивенты на примере реальных кейсов:

1.Знаете ли вы свою аудиторию?

Прежде чем продвигать ивент, будьте уверены, что вы знаете свою аудиторию. Кто ваши участники? Где они проводят больше всего времени, в каких соц сетях?  Если это конференция для профессиональной среды, возможно вы знаете какие источники они чаще всего читают (порталы, блоги, онлайн-журналы), насколько важно для специалистов данной среды быть в курсе событий в их деятельности. К примеру, организаторы конференции Big Data Day LA ежегодно проводят самое масштабное мероприятие в Калифорнии и собирают всех передовых специалистов отрасли. Как им удается собирать в одном месте более 1500 участников при этом с минимальными затратами продвигать свой ивент? Спикеры, партнеры и спонсоры мероприятия сами рассказывают о своем участии в событии, тем самым обеспечивают рекламу мероприятию и себе. Успех в данном случае зависит от аудитории. Узкий круг специалистов отрасли больших данных и технологий сами заинтересованы в развитии и получении новых знаний. А организаторы конференции, досконально зная свою аудиторию, дают то, что ей необходимо.

2. Выбирайте правильные каналы коммуникации

Отталкиваясь от информации о вашей аудитории, выбирайте правильные каналы коммуникации. Известно, что самые лучше площадки для продвижения сегодня — Facebook, Instagram и YouTube. Конечно, на самом деле их существует целое множество, и было бы здорово оповещать о своем ивенте пользователей как можно большего количества сетей. Но зачастую тематика ивента и аудитория сами дают понять какую площадку лучше выбрать.

Тенденции показывают, что лучшим контентом для привлечения внимания будет визуальный. Видео, фото, инфографика — все эти инструменты способны быстро доносить информацию и дают больше возможностей. Помните, что видео не должно длиться более 15-30 секунд, если это реклама в Инстаграм или Фейсбуке. YouTube позволяет рассказать больше, заглянуть за кулисы происходящего и увидеть как создается мероприятие.

Правильно выбрав каналы коммуникации и грамотно запроектировав визуальную составляющую, организаторы фестиваля Audioriver, который проходит в маленьком городке в Польше, привлекли внимание представителей поколения Z и сделали ивент действительно запоминающимся. Каждая составляющая — от сайта и каждого поста в инстаграм до мобильного приложения фестиваля — была продумана до мелочей, что в целом помогло укрепить фестиваль как бренд и привлечь новых участников.

3. Лидеры мнений

И здесь стоит отметить самое популярное сегодня направление — инфлюенс-маркетинг. Люди охотно доверяют мнению их любимых блогеров. Если лидер мнения посоветует ваш ивент — вы уже заработали подписчиков в профили вашего мероприятия. Но если инфлюенсер сам придет на ваше мероприятие, за ним придет и его аудитория, которая переступая порог вашей локации, станет уже вашей. Только не забывайте одну важную деталь — фешн-блогер вряд ли приведет с собой большую аудиторию на конференцию о блокчейнах и криптовалютах.

Подбирать подходящего лидера сегодня стало еще проще, существует множество сервисов, где стоит только вписать тему, а все остальное сделает искусственный интеллект — составит рейтинг страниц блогеров, количество их подписчиков в разных соц сетях и ценовую политику каждого.

Так, приглашенным гостем одного из самых масштабных европейских танцевальных лагерей —  Fair Dance Camp — стала танцовщица Ника Клюн, которая приехала специально из Лос-Анджелеса. Она стала популярна благодаря видео со своей хореографией на странице опять же в инстаграм. Так же хороший пример звездных гостей в том же лагере — дуэт танцоров Les Twins, которые произвели фурор среди всех гостей.

4. Таргетированная реклама

Не стоит обходить стороной таргетированную рекламу и специальные инструменты Google Ads, Facebook Ads, Instagram, LinkedIn, Youtube. В каждой из перечисленных сетей есть возможность настроить рекламу на определенный таргет. Все инструменты сделаны на интуитивном уровне, что делает настройку рекламы очень легкой.

Помните, что самое главное — настроит правильно таргет. Как можно более уточните социально-демографические параметры аудитории, на которую целитесь. Выберите правильный контент для вовлечения посетителей сайта или страницы, не используйте скучные фото участников прошлой конференции, сделанные на телефон. Это должен быть призыв к действию, а не констатация факта проведения ивента. И не забудьте о тексте — он должен быть эмоциональным (чтобы привлечь внимание) в то же врем емким и компактным. цельтесь на большой охват, но не перегните палку. Ведь прежде всего вам нужно привлечь конкретно вашего потребителя, а не всех подряд.

И помните, реклама сработает только на правильно выбранных каналах коммуникации.

5. Блог мероприятия

Если ваш ивент будет нести не только позитивные эмоции, но и полезный контент, спрос на ваши услуги повысится в несколько раз. Ведь согласитесь, интересные факты, знания, полезные подборки, вдохновляющие посты — это в том числе то, за чем вы заходите в тот же фейсбук, инстаграм или любой другой портал. Как раз эта площадка позволяет лучше раскрыть профиль спикеров, рассказать о том, что вы готовите на мероприятие, поделиться новостями. Блог — это часть важной стратегии inbound-маркетинга, которая основывается на знаниях компаний, которые ищут пользователи. Хороший блог у кинофестиваля в Новом Орлеане — в нем организаторы делились новостями, показывали как происходила организация, обсуждали фильмы и рассказывали о участниках. В статьях и публикациях организаторы часто вспоминали о актерах, которые так же приняли участие или поддержали фестиваль. Так, Джозеф Гордон Левит выступил с лекцией в один из дней фестиваля, а Натали Портман пригласила гостей с помощью видео в инстаграм.

 6. Во время самого ивента

Правильно освещайте ивент в социальных сетях во время его проведения. Реклама мероприятия не заканчивается в день, когда он начинается, думайте на шаг вперед. Прямые эфиры с ивента, стримы, фотографии и интервью — все это заставит тех, кто не пришел к вам, жалеть, что они упустили шанс. А это, в свою очередь, заинтересует прогульщиков и случайных пользователей и поможет привлечь новых участников на следующее ваше мероприятие. К тому же, это отличный способ для вашей компании обратить на себя внимание и установить новые контакты. Наверное лучшим примером привлечения внимания живым стримом стал запуск ракеты Space X. Но что мешает вам побить рекорд?

Подумайте о такой платформе, которая соберет в себе максимум полезной информации об ивенте, участниках, спонсорах, расписании, выступлениях, позволит участникам общаться друг с другом и делиться контентом. Таким универсальным местом может стать ивент-приложение, которое будет продолжать рекламировать ваш ивент и вашу компанию во время реализации самого ивента. К тому же вы заработаете отдельный плюс за эко-ориентированность.

7. Не расслабляйтесь после

После успешно проведенного ивента не стоит расслабляться. Теперь в ход идет реклама конкретно ваших услуг. Все, что вы освещали и показывали о своем ивенте перед его началом, работало на привлечения внимания к мероприятию и к вам в том числе! Если вы собираетесь организовывать подобные конференции в будущем, сразу дайте понять аудитории потенциальных участников, спонсоров, заказчиков как вы это делаете и какой классный результат получаете.

Фестиваль электронной музыки Under CIty в Варшаве собирает ежегодно передовых диджеев Европы в одном месте и устраивает самые масштабные вечеринки. Реклама фестиваля начинается за год до его проведения, приглашение инфлюенсеров в инстаграм и фейсбуке (идеально подобранные площадки, которые позволяют охватить аудиторию от 18 до 35+), контент всегда в одном стиле, постоянные новости от участников и приглашенных гостей.

После каждого фестиваля, организаторы сразу же готовят аудиторию  к новому, делают скидку на билеты “early birds”, интригуют участников именами новых звезд, рассказывают о партнерах. Таким образом, организаторы не дают расслабиться участникам и публикуя отчеты о проведенном событии, сразу приглашают на новое.

Вывод

Специфика ивента может быть разной, поэтому продвижение ивента,  конечно же, тоже будет отличаться. Главное — всегда говорить о себе и делать так, чтобы о вас говорили другие. Помните, продвижение ивента должно быть комплексным и не ограничиваться одним каналом коммуникации. Не оставляйте на потом и не пускайте на самотек такой важный момент как продвижение, чтобы впоследствии не спустить все средства на ветер и не сидеть в пустом зале.

Автор: Татьяна Баранова, marketing assistant Meeting Application.