Организацию особо важных событий и праздников как правило доверяют профессионалам. Эта сфера услуг востребована повсеместно, бизнес понемногу развивается и позволяет получать определенную экономическую выгоду.

Однако, пытаясь ужать свой бюджет, клиенты не перестают просить нас сделать всё примерно так же как было раньше или, как минимум, по прошлогодним ценам. Они желают или, возможно, этого требует их руководство, хорошего качества за свои деньги. Тем не менее, непрестанно кажется, что клиенты пытаются подменить слово «Стоимость» словом «Низкая цена».

Я не пытаюсь защищать тех поставщиков, которые не желают помочь клиентам в случае, когда требуется снизить цену. Совершенно наоборот. Быть хорошим поставщиком это примерно то же, что быть хорошим партнёром, и как хорошие партнёры мы должны усиленно трудиться над пониманием клиентских потребностей и желаний, определять цели и задачи, создавать решения, невзирая на препятствия и помехи.

Независимо от бюджета, необходимо работать вместе для создания экономически оправданного решения и только так необходимо всегда поступать. Поставщикам не следует, имея цель нахватать побольше заказов, как говорится, делать скидку ради скидки. Действовать таким образом было бы слишком близоруко, это обесценивает торговую марку поставщика услуг. Хорошее обслуживание и удачные идеи всегда ценятся и достойно оплачиваются. Что касается творческих решений, то здесь возможно найти способы уменьшения стоимости, если стороны проекта чётко определятся с тем, что для них важно прежде всего.

Уточните у ваших клиентов: «В чем для вас заключается ценность предстоящего торжественного события? Кто принимает участие и что полезного для себя они собираются вынести? Что вы от них хотите? Чему вы пытаетесь научить, чему хотите научится, чем поделиться или какой приобрести опыт? Потребуется ли нам общее мероприятие? Действительно ли все хотят узнать о развлечениях в вечер открытия? Будет ли мероприятие лучше с меньшим количеством людей и более высоким уровнем обсуждения? Работает ли у нас образовательная часть? Затрагивает ли это каждого и бизнес каждого?»

Когда вы определитесь что важно для организаторов или участников мероприятия, вы можете правильно распределить бюджет для наилучшего использования вложенных средств. А для разработчиков мероприятия маленький совет: представляйте концепцию вашей разработки и бюджетов в терминах ценностей организаторов. Это будет для вас хорошим подспорьем в обосновании обстановки, развлечений или еды, которые вы выбрали. Это вам позволит разработать мероприятие скорее для нужд и ценностей клиента, чем мероприятие просто по теме или традиционное.

Ещё один маленький полезный совет: лучше обойтись совсем без обстановки, чем разработать оформление, которое будет выглядеть дешевым. Продумайте главное украшение стола. Если требуемое по размеру центральное украшение стола стоит больше, чем вы можете себе позволить, потратьте ваши средства на украшение половины столов, а на остальные поставьте свечи. Как вариант, можно вместо этого разместить украшения у входа или на сцене.