21 Мировой нефтяной конгресс

Описание

Бриф
Организовать и провести следующие мероприятия в рамках Конгресса:
• Церемония открытия;
• Конференции в отеле Метрополь;
• Прием от имени Российского нефтяного комитета в отеле Метрополь;
• Познакомить участников конгресса с культурой и традициями России;
• Церемония Закрытия 21-ого Мирового нефтяного конгресса в Выставочном комплексе «Крокус
Экспо»;
• Логистическое сопровождение Конгресса.
Предложенное решение

• Церемония открытия 21-ого Мирового нефтяного конгресса в Государственном Кремлевском Дворце для 5000 гостей;
• Мероприятие «Подмосковные вечера» в парке Музеон для 3000 гостей;
• Конференции в отеле Метрополь;
• Прием от имени Российского нефтяного комитета в отеле Метрополь;
• Церемония Закрытия 21-ого Мирового нефтяного конгресса в Выставочном комплексе «Крокус Экспо»;
• Логистическое сопровождение Конгресса.

План

В условиях сокращенных сроков и выбора поставщика за полтора месяца до мероприятия и получения финального задания по логистике всего за две недели все работы по разработке креатива, арт-предложений и технической документации были форсированы до предела, а вся команда проекта перешла в практически круглосуточный режим.

Задачи

События в проекте сменяли друг друга на протяжении шести дней, начиная с самого показательного и грандиозного – церемонии открытия в сердце России — Государственном Кремлевском Дворце, на которую были приглашены 5000 человек из 69 стран мира.

Реализация

14 июня – в отеле Метрополь состоялся официальный прием от имени Российского нефтяного комитета;
15 июня – в Государственном кремлевском дворце состоялась торжественная церемония открытия 21-го Мирового нефтяного конгресса;
14-15 июня – конференции в отеле Метрополь;
17 июня – в парке «Музеон» организован прием 3000 гостей с целью познакомить их с русской культурой от Древней Руси до СССР. Соответственно представленным эпохам было разработано меню.
19 июня – в Выставочном комплексе «Крокус Экспо» состоялась церемония закрытия.

Эффективность

• Согласно комментарию Заказчика смета агентства была на 30% ниже смет конкурентов и при этом удовлетворяла всем требованиям технического задания.
• Программа и расписание мероприятия были выстроены таким образом, что обеспечили максимальную вовлеченность участников конгресса во все события и блоки.
• Грамотная логистика не вызвала не единой жалобы со стороны участников конгресса, все движение осуществлялось согласно составленного расписания.
• На всех площадках работал англоязычный персонал для точного информирования гостей конгресса.
Особенности

• Продолжительность мероприятия;
• Разнообразие программы;
• Уровень гостей Конгресса;
• 7000 человек из 69 стран мира;
• Мероприятие проходит раз в три года каждый раз в новой стране.

Москва уже встречала Мировой нефтяной конгресс. Это было в 1971 году и тогда для встречи гостей была специально построена гостиница Россия. В этот раз Москва выиграла право на повторное проведение конгресса, обойдя заявки США И Колумбии.

Дополнительная информация

То, что агентство получило задачу организовать логистику мероприятия всего за две недели до его начала, стало достойным вызовом профессионализму наших сотрудников. Была отлажена шатловая система движения 80 автобусов, которые соединили 19 гостиниц и места проведения всех мероприятий. Время ожидания не превышало 10 минут, а подача автобусов полностью соответствовала расписанию.