ОТП Банка Москва и регионы

Описание

Вводные:

Нами было организовано:

• Заселение региональных сотрудников (350 человек)
• Застройка павильона для деловой и развлекательной части
• Техническое обеспечение
• Букинг спикеров и артистов
• Соблюдение бытового и технического райдера Ирины Хакамады
• Организация охраны мероприятия
• Организация работы хостес-персонала
• Логистика

Бриф:

Первоначальные задачи (по которым мы выиграли тендер):

Организация корпоративного развлекательного мероприятия с торжественно-официальной частью награждения лучших сотрудников 2013 года.

Мероприятие на 700 человек для ТОП-менеджеров компании и лучших сотрудников

Последующие Цели и задачи (за 2 месяца до начала мероприятия):

Проведение корпоративного делового мероприятие на 2700 человек для сотрудников

Москвы и Московского региона, с последующей небольшой развлекательной программой.

Проект был подготовлен по 80% предоплате.

Предложенное решение:

Идея:

Поменять площадку на более подходящую по логистике для бизнес-мероприятия с большим количеством людей.

 Что разработано:

Идея по разделению площадки на две части: бизнес-зона с воркшопами и конференц-залом, а также зона для проведения вечернего фуршета с развлекательной частью.

План:

Изначально предполагалось проведение данного мероприятия в развлекательном формате. Нами было разработано несколько вариантов концепций, среди которых наиболее подходящей оказалась идея «All that Jazz». С этой идеей мы выиграли тендер.

В связи со сменой руководства банка за два месяца до проекта (конец ноября), нашим заказчикам пришлось кардинально поменять формат мероприятия и увеличить количество гостей в 4 раза!

Мы оперативно отменили букинг звездных артистов (Гоша Куценко, Группа «Браво»), а также остальных подрядчиков.

В кратчайшие сроки мы разработали новый план и продумали другую логистику.

Задачи:

Основной задачей изначально было:

Попасть в ментальность региональных гостей при помощи привлечения всеми любимого звездного артиста в качестве ведущего. Придумать интеллектуальный формат, при этом не перегрузив смыслом. Гармонично интегрировать в программу мероприятия блок видео роликов, подготовленных сотрудниками Банка из Москвы и регионов. Оказание помощи в написании сценариев, съемка видео, монтаж.

После смены формата мероприятия нашей основной задачей стала подготовка нового проекта в бизнес формате – организация конференции, 12 ворк-шопов, тренинга Ирины Хакамады. Задачи появлялись по ходу подготовки проекта неоднократно и проходили в условиях кратчайших сроков в сезон безумной занятости декабря.

Реализация:

В рамках деловой дневной части мероприятия проходили:

• конференция на 400 человек по обсуждению итогов года: согласование используемых форматов видео-контентов, предоставление технического обеспечения, брендинг зала.
• решения рабочих вопросов в формате 12 зон work shop: строительство каждой из комнат, предоставление необходимого техническое обеспечения.
• тренинг на 400 человек по мотивации личностного роста руководящих сотрудников от Ирины Хакамады на тему «лидерства в турбулентную эпоху»: предоставление технического обеспечения и выполнение технического и бытового райдера И. Хакамады.
• 2 кофе-брейка; обед.

В рамках последующей вечерней развлекательная части для 2700 сотрудников банка было организовано:

• застройка зала А 75 павильона, предоставление светового, звукового, видео оборудования, застройка сцены, места для кейтеринга:
• выступление нового Президента Банка с презентацией новых направлений развития
• фуршет
• выступление музыкального кавер-коллектива
• дискотека от диджея.

Эффективность:

Продуктивные результаты по итогам бизнес-части по мнению Президента Банка.

Положительные отзывы и благодарность от сотрудников за возможность посещения мероприятия большему количеству гостей в отличие от предыдущих лет.

Особенности:

• Полностью измененное мероприятие от задач до увеличения численности гостей почти в 4 раза, в самые жесткие сроки (декабрь и начало января).
• Сложная логистика в организации единовременно работающих воркшопов и конференц-залов.