«Головные боли» организаторов и виды их решения
По данным исследования CareerCast.com, event-менеджер, наряду с пожарным и пилотом, входит в десятку самых стрессовых профессий. В процессе организации событий коллеги сталкиваются с длинным списком проблем. Однако у настоящего профессионала всегда есть план B, а также C, D и еще несколько вариантов с латинским названием. Какие «головные боли» чаще других беспокоят чуткий сон организатора и как решить ребусы, возникающие в процессе подготовки event’a? Фиксируем топ-5 и обращаемся к независимому эксперту — Виктории Щёчке, генеральному директору ART Polymedia, за комментариями, чтобы понять как в действительности обстоят дела.
- Срочные правки в режиме дедлайнов.
Вносить изменения в план технического оснащения площадки за день до мероприятия —один из тех кошмаров, который может присниться event-менеджеру накануне проекта. Но мир жесток, и некоторые видят этот сон наяву. Если на финальной репетиции отказывает проектор или световое оборудование — организатор должен быть к этому готов. Но что делать, если у вас есть сутки, чтобы все исправить? Еще сложнее дело обстоит, когда срочные изменения просит внести сам заказчик. По данным Международного института event-менеджмента, эта проблема входит в топ-5 ошибок при планировании мероприятий самого разного формата. Что же делать? Отказать нельзя, а выполнить невозможно. Эксперты в области event’а советуют прописывать все возможные изменения в договоре еще до начала работ и детально указывать, кто может их вносить, в какой срок они должны быть исполнены и какие документы при этом утверждаются (например, акт с описанием объемов и стоимости работ). Event-менеджер и технический подрядчик должны определить, как конкретный запрос повлияет на бюджет, и довести это до сведения заказчика и рабочей группы.
«У нас тоже был случай, когда мы полностью заменили оборудование в ночь перед мероприятием. Вместо уже установленных видеостен из бесшовных панелей были оперативно привезены и смонтированы светодиодные экраны высокого разрешения. К сожалению, видеоконтент принесли очень поздно и, как оказалось, он практически полностью состоял из кадров с крупными планами лиц (презентация для косметической компании), что, безусловно, не позволило получить целостного изображения на данном виде оборудования и, ожидаемо, не устроило Заказчика. Мы приняли решение быстро разобрать конструкцию, увезти оборудование и привезти другой более подходящий экран. Было очень непросто и нервно. После этого случая мы никогда не полагаемся на «авось», добиваемся информации о том, что конкретно будет изображаться и уже совместно с клиентом подбираем оборудование под концепцию контента», — поделилась Виктория Щёчка.
- Отказ техники.
Техника есть техника. По закону Мёрфи, она сломается в самый неподходящий момент. Чем масштабнее процесс подготовки к событию, тем больше вероятность того, что проектор, инсталляция или иное сложное техническое оборудование может выйти из строя.
В западных странах event-менеджеры проводят оценку риска во время подготовки к event’у, чтобы заранее знать, где слабые звенья, которые могут обернуться большой проблемой во время мероприятия, и назначают сотрудника, который несет ответственность за подобные форс-мажоры. Как говорится, предупрежден — значит вооружен. А если организовал бюджет на решение технических форс-мажоров — значит вооружен вдвойне. Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, стоит выбирать только проверенных подрядчиков, которые способны обеспечить бесперебойную работу. Выводов два: выбирайте подрядчика по комплексному техническому сопровождению или задумайтесь о собственном парке оборудования (в этом случае вы можете быть уверены, что у вас есть нужное количество единиц техники, которую при необходимости оперативно доставят на площадку).
«К сожалению, закон Мерфи действительно часто вспоминается в нашей работе, в работе технической команды, и поэтому мы, опираясь на свой опыт, всегда должны быть готовы быстро отреагировать на технические сбои в работе оборудования. Всегда и на все проекты мы берем резервное оборудование и коммутацию. И всегда без исключений на площадке присутствует необходимое количество технических специалистов, чтобы оперативно осуществить замену оборудования или переключиться на резервные линии».
Даже при соблюдении всех вышеперечисленных условий не забывайте об обязательном частичном или полном прогоне за сутки перед мероприятием. Напоминаем, дьявол всегда в деталях.
- Технические возможности площадки не соответствуют ожиданиям клиента.
За сутки до мероприятия может выясниться, что не работает кондиционер (отопление), в грузовой лифт не помещается оборудование, несущие конструкции не выдерживают экран. Проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора: между описанием на сайте и реальными ресурсами не всегда можно поставить знак равенства. Тестируйте заранее! Если вы готовитесь к масштабному event’у, делегируйте обязанности: распределите ответственность по зонам между членами команды уже на этапе подготовки и закрепите это в чек-листе. Позаботьтесь о том, чтобы документ с именами и контактами ответственных был у каждого сотрудника.
- Погода не позволяет использовать технику.
Если вам не под силу разогнать тучи, а вы планируете event на открытом воздухе, будьте готовы к погодным сюрпризам. Не доверяйте прогнозам и всегда имейте план B: event можно перенести в помещение или частично изменить программу (при условии, что вы продумали это заранее, отрепетировали запасной план и альтернативный сценарий с командой). Стоит заранее позаботиться о страховании в случае, если плохая погода приведет к отмене мероприятия или порче оборудования.
«Мы, например, не практикуем страхование от плохой погоды, но стараемся всегда быть готовыми к погодным сюрпризам. И это в первую очередь касается работы технического персонала: соответствующая одежда и обувь, сокращенные смены и т.д. А что касается оборудования, то для работы на открытых площадках мы предлагаем только ту технику, которая может функционировать без сбоев в любых условиях или находится в специальных климат-кейсах. Профессиональные и опытные компании в процессе подготовки проекта тщательно прорабатывают вопрос его установки, чтобы инсталляция была способна сохранить работоспособность даже в непогоду. Что же касается отмены мероприятия, то мы, например, работаем в команде с организаторами, так что и риски отмены являются для нас общими. От форс-мажоров никто не застрахован, тем более в нашем бизнесе».
Определите заранее, кто будет принимать оперативные решения. Если руководитель один, каким бы профессионалом он ни был, он не сможет быть одновременно везде. В этом случае делегирование — хороший метод, позволяющий быть гибче в принятии решений и действовать максимально оперативно. Не забудьте и о дублировании функций в ходе подготовки к проекту. Конечно, дублер не сможет полностью заменить ценного сотрудника, но он должен находиться в курсе основных событий и обязанностей, чтобы в случае экстренной ситуации сменить коллегу.
- Компьютерные риски (потеря данных).
Вся техника на площадке будет зависеть от электричества и работы программ, и, чтобы не хвататься за голову в час икс, стоит задуматься о компьютерных рисках заранее. Используйте дублирующее копирование. Скопируйте необходимые данные (списки, презентации и т.п.) на CD и флеш-память. Более того, чтобы устранить риск потери данных, установите в офисе сервер, где будут храниться все данные, и не забывайте регулярно копировать туда всю информацию. Запасной компьютер может спасти вас, если рабочий выйдет из строя даже во время доклада. Если вам «повезло» и на площадке полностью отключили электричество, стоит подумать заранее. Возможно, концепт мероприятия позволяет обойтись без проекторов? А если нет?
С какими бы «головными болями» вам ни приходилось сталкиваться, помните о правиле «утиного лица» (The Duck Face Rule), которое гласит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. В реальности вы активно перебираете лапками под водой, чтобы event прошел на все 100%, но об этом не стоит знать гостям мероприятия и заказчику.
Источник: https://readlivemagazine.ru/