Новогодний корпоратив компании СТК
Заказчик: ФК УРАЛСИБ
Количество человек: 4300
Тип мероприятия: Собрание трудового коллектива, Награждение по итогам годового внутреннего конкурса, Новогодний корпоративный праздник
Подрядчик/Агентство — Корпорация Алеф
Место проведения мероприятия: ЭКСПОЦЕНТР Павильон 2, залы 1,2
Дата проведения мероприятия : 18 декабря 2012 года
Описание
Бриф Перед агентством были поставлены следующие цели и задачи:
- Разработать концептуальное решение для всего мероприятия состоящего из 3 частей – Собрания трудового коллектива, Награждения по итогам годового внутреннего конкурса и Новогоднего корпоративного праздника
- Разработать и реализовать общую чёткую логистику всего мероприятия включающую в себя организацию зоны для приветственного фуршета на 4300 человек; обеспечения 4300 посадочных мест на время СТК и Награждения; организация фуршета на 4300 человек в том же зале, где проходил приветственный кофе брейк; обеспечение организованного перехода людей из одного зала в другой; переоборудование зала после СТК и Награждения, во время 45 минутной фуршетной паузы, в площадку для проведения концерта и дискотеки в режиме клубного танц-пола.
Перед агентством были поставлены следующие цели и задачи:
- Разработать уникальную структуру и логистику проведения церемонии награждения, в которой должно принять участие 95 человек. Всем номинантам и лауреатам должно быть уделено внимание, но при этом, сама церемония должна пройти за 1,5 часа.
- Разнообразить церемонию награждения. Дать возможность топ-менеджерам ФК УРАЛСИБ, предстать перед сотрудниками корпорации в менее официальном виде.
- Мероприятие должно быть более инновационное, чем предыдущее.
- Уровень ожидания клиента повышенный, всё должно пройти идеально, так как это канун Юбилейного года корпорации в котором она переходит 25-летний рубеж.
Предложенное решение: На основе полученного брифа и его последующей детальной проработки с клиентом, нашей компанией было предложено следующее решение – для подчеркивания масштабности и знаковости мероприятия, и реализации всех обозначенных целей и задач, сделать акцент во всём мероприятии на мультимедийности. Исходя из этого, нами было предложено инновационное, для ФК УРАЛСИБ, решение – использовать на мероприятии 5 экранов соединённых в 1, таким образом, чтобы у нас получался большой, панорамный экран, общей площадью ~ 240 м2. Это решение дало нам возможность выполнить ряд основных задач:
- Мероприятие стало инновационным
- С помощью панорамного экрана и видео-контента, была полностью решена задача по церемонии Награждения
- Для топ-менеджмента корпорации были сняты видео-ролики с их участием, на оригинальные музыкальные композиции, и показаны на панорамных экранах в сопровождении их вокальных выступлений на сцене, что вызвало положительный эффект во много раз превышающий ожидания.
- За счёт виджеинга демонстрируемого на экране удалось сделать Новогоднюю часть мероприятия красочной и максимально праздничной.
— описание плана выполнения мероприятия (часть I).
- За 3 месяца, до начала мероприятия, сразу после утверждения глобальной идеи мероприятия, наша компания начала широкомасштабную подготовку:
- Создание панорамного видео-контента для СТК
- Создание мультимедийного панорамного видео-контента для церемонии Награждения и Новогодней дискотеки
- Сценарии, режиссура и монтаж видео роликов с топ-менеджментом ФК УРАЛСИБ
— описание плана выполнения мероприятия (часть II).
- Создание специальных, псевдо 3D видео-вставок перед роликами
- Разработка логистики Награждения
- Разработка логистики всего мероприятия, включая Регистрацию гостей, кофе-брейк, СТК, Награждение, Фуршет, Переоборудование зала, Новогоднюю дискотеку.
- Планирование фото-выставки в зоне регистрации
- Налаживание коммуникаций со всеми подразделениями ФК УРАЛСИБ для более эффективной и оперативной работы
Задачи:
Основным моментом, так сказать, отправной точкой успеха всего мероприятия, стало принятие руководством ФК УРАЛСИБ решения об использовании для СТК-2012 панорамного экрана, состоящего из 5 экранов. Чтобы преодолеть сомнения в необходимости выбора этого шага, для руководства корпорации нашим агентством была придумана специальная интерактивная презентация, суть которой заключалась в следующем – начинал презентацию один человек, стоящий достаточно далеко от комиссии, когда наступал момент перехода к той части, где речь велась о панорамном экране, он подходил ближе и к нему с 2-х сторон подходили по 2 человека, все вместе они образовывали полукруг – имитируя расположение панорамного экрана. Действуя то абсолютно синхронно, то передовая эмоцию или движение от 1-го к 5-му, команда феерично закончила презентацию и вызвала бурный восторг и одобрение руководства, после чего панорамные экраны были утверждены.
Реализация:
— описание самого мероприятия в нескольких предложениях, как все происходило. От начала и до конца мероприятия, у меня была только одна, совершенно определённая ассоциация – что я нахожусь внутри механизма Швейцарских часов. Настолько хорошо и слаженно сработал весь коллектив компании.
Эффективность:
— фактические результаты ивента, эффективность распределения бюджета, также желательны отзывы СМИ.
Данное мероприятие на итоговой встрече с Заказчиком, было названо лучшим по чёткости реализации целей и задач, за всю историю компании.Кроме большого положительного резонанса среди сотрудников корпорации, было отмечено, что экономия бюджета была весьма значительной благодаря выбору панорамных экранов и заменой стандартных декораций современным видео-контентом.
А особенно приятно было то, что работа всего агентства была оценена как высокопрофессиональная и заслуживающая доверия в будущем.
Особенности:
— опишите отличительные черты данного мероприятия, чем событие выделяется на уровне с иными ивентами такого же типа. Основным отличием, на наш взгляд, является то, что это мероприятие стало знаковым не только для ФК УРАЛСИБ, но и для ряда других компаний, которым мы на примере этого мероприятия делаем презентации и тендерные предложения, и которые склоняются в своём выборе к нам.
Ведь предлагая уходить от стандартного декора, как на данном проекте, мы предлагаем компаниям перестать использовать одноразовые решения – весь декор, в лучшем случае уходит на склад, в худшем – выкидывается сразу, тогда как весь мультимедиа-контент может использоваться компанией ещё не раз в течении года.
Поэтому экономия бюджета, не такая явная в начале, после наших презентаций и предложений, становится – очевидной.