Цикловой митинг компании SANOFI

Описание

•Проект был подтвержден в конце ноября 2013 года, и был выигран в результате жесткого тендера, проходящего в несколько этапов

•обеспечение сложной логистики проекта (доставка 1500 участников со всей России к месту проведения конференции, обеспечение проживания, трансферов, питания.

•организация прецикловых совещаний 5 отдельных бизнес юнитов в период с 1 по 4
февраля.

•организация программы циклового совещания — более 60 залов в двух отелях, обеспечение оборудования, декорирование мероприятия, обеспечение гала ужина

ПРЕДЛОЖЕННОЕ РЕШЕНИЕ
(идея; что разработано согласно предложенным задачам и целям):

— данного система регистрации участников, которая позволяла оптимизировать сбор данных участников, возможность редактирования и внесения данных, выгрузку билетов и документов Клиентом. Доступ был предоставлен координаторам строго к тем сотрудникам, которые относились к зоне их ответственности.

— оптимизация бюджета — для Клиента было крайне важно вписаться в
рамки тендерного бюджета, что удалось сделать даже с небольшой экономией.

— более 60 залов, в течение 4 дней, более 185 перестановок рассадки в залах для отдельного бизнес подразделения.

ОПИСАНИЕ ПЛАНА ВЫПОЛНЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

•Разработка, тестирование и ввод системы регистрации с 24-часовой поддержкой.

•Для обеспечение перелета группы нами были подняты 8 чартерных бортов в каждую сторону, кроме того часть участников были перевезены прямыми или транзитными рейсами. В рамках перелетов по требованию Клиента была проведена инспекция бортов. Для группы мы разработали индивидуальное питание, а также брендинг на борту самолетов.

•Более 1000 участников были доставлены из регионов в Москву, обеспечены транзитными трансферами, отелями, питанием в обе стороны согласно тревел-политике Клиента.

•Обечен брендинг отелей.

•Обеспечена сложная логистика конференц-программы, которая менялась буквально до дня заезда и уже на месте. Полное техническое обеспечение всей конференц-программы, многочисленные смены рассадки с залах.

•Обеспечение мощного Интернета строго для нужд Клиента, так как часть тренингов проходила онлайн.

•Расселение участников.

•Обеспечение гала ужина

•Проведение открытия и КВН-активности для отдельного бизнес подразделения

ЗАДАЧИ

Наша гордость — оперативно разработанная и внедренная система, которая помогла оптимизировать все процессы.

Также внимание ко всем деталям — важный элемент на пути к успеху этого проекта.

И, конечно, мобилизация команды, т.к. в эти же даты мы готовили еще один важный и большой проект + подготовка в период новогодней загрузки.

РЕАЛИЗАЦИЯ

• Что происходит на большом проекте? Кипит жизнь!

• 1500 участников работают, участвуют в тимбилдингах, готовятся к экзаменам, кто-то готовится к КВН и репетирует с нашей режиссерской группой до 2 часов ночи.

• Инфо стойки в отелях работают по 20 часов в сутки, отвечая на миллионы разных вопросов, на которые мы знаем ответы.

• Все потому, что наши ресурсы распределены правильно, детали продуманы.

• Даже перенос времени вылета трех чартеров наши логисты смогли обыграть с минимальными потерями для Клиентов, поменяв 40% всей возвратной логистики и пересадив участников с рейсов на рейсы, чтобы все региональные участники попали на свои стыковки.

• Результат — довольный Клиент* и успешный проект.

*для нас Клиент каждый из 1500 участников проекта.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ

•Перед нами стояла задача — не выйти за рамки бюджета, при этом набор услуг вырос прилично.

•Мы всегда были в процессе оптимизации, и с задачей справились на отлично, более того, сэкономив Клиенту часть бюджета.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИИ

Возможно, с креативной точки зрения этот проект мало выдающийся, но в MICE- проекте важно внимание к деталям, четкое планирование, грамотная и удобная логистика, качество программы и высочайший сервис для каждого участника.

Мы это обеспечили и невероятно этим гордимся.

В августе 2014 года мы завершили этот же проект уже в Сочи, но его мы с
радостью номинируем в следующем году

ОСОБЕННОСТИ

• Первый совместный выездной цикловой митинг для Заказчика такого количества участников —  1500 человек. 2 месяца на подготовку, Новогодние праздники как помеха
• 8 чартеров поднятых для перевозки группы
• Региональная логистика почти 1000 участников через Москву
• Мельчайшее внимание к деталям — от индивидуального бортового питания, инспекции бортов  с Клиентом, и брендинга салонов самолета и стоек регистрации и раздачи материалов в  аэропорту вылета
• Разработана индивидуальный IT-продукт — онлайн система регистрации под данный проект для  внесения данных участников, загрузки и выгрузки информации, билетов, сканов документов с  системой оповещения кураторов.
• 2 отеля, заселенных группой на 90%
• Более 60 залов для заседаний
• Более 185 смен рассадки в залах за 4 дня
• Яркий брендинг
• Логистика гала ужина и частичное оформление зала
• Церемония открытия и постановка КВН для подразделения диабет
• Многочисленные активности в рамках конференции для отдельных подразделений.
• В этом проекте важно указать на именно сложность логистики и ее блестящую организацию.