Руководитель группы социальных программ «Инфосистемы Джет» отвечает за организацию внутрикорпоративных мероприятий для сотрудников. В интервью руководителю «Кейтеринг Консалтинг» Кириллу Погодину, она рассказала, почему не пользуется услугами ивент-агентств, но привлекает на мероприятия консультантов, а также в каких случаях формат «фуршет с рассадкой» окажется не лучшим решением.

Кирилл Погодин (К. П.): Расскажите, пожалуйста, о Вашей компании.

Татьяна Чаркина (Т. Ч.): «Инфосистемы Джет» — системный интегратор, входит в топ-20 ИТ-компаний на российском рынке. У нас работает более 1400 человек. Когда 8 лет назад я пришла в компанию, у меня были другие задачи, но сейчас организация мероприятий для сотрудников — одно из основных направлений моей деятельности. Ничуть не жалею, что занимаюсь таким творческим делом.

К. П.: Какие мероприятия проводите с привлечением кейтеринг-операторов?

Т. Ч.: Крупных мероприятий два — Новый год и День Здоровья, он проходит летом. На эти мероприятия приглашаются все сотрудники, включая тех, кто работает в филиалах и на аутсорсинге. Обычно собирается порядка 800–1000 человек, но с каждым годом, количество гостей растет и это радует — значит, мероприятия нравятся. Есть менее масштабные мероприятия. Например, Семейная Спартакиада — это выезд на природу на целый день. Обычно в ней участвует 200–250 человек, взрослые и дети. Вот уже 2 года подряд мы с успехом проводим День Открытых Дверей, где знакомим детей сотрудников с основными профессиями в Компании; с подразделениями, где работают их родители. На Детскую Елку, которая обычно она проводится в театре или в развлекательном комплексе, приходит примерно 350 детей плюс родители. Довольно часто практикуем тимбилдинг для крупных подразделений или проектных команд, стратегические сессии — в общем, активностей хватает.

К. П. Как вы организуете питание на детских, семейных мероприятиях?

Т. Ч.: Во время спартакиады делаем барбекю, естественно, это безалкогольное праздники. День открытых дверей сопровождает легкий фуршет, с всякими детскими «штучками». На Детской Елке устраиваем фуршет для всех участников.

К. П. Где проводите крупные мероприятия?

Т. Ч.: Выбор зависит от концепции. Но подбор площадки, где мы можем комфортно разместить 1000 человек с учетом банкетной рассадки и наличия места для организации разных активностей, всегда вызывает сложности. Ведь должна быть возможность и комфортно посидеть-пообщаться за столом и заняться чем-то интересным и активным. Празднование Нового года начинаем с welcome-зоны, чтобы люди могли выпить бокал шампанского, съесть канапе и после этого «погрузиться» в разные интерактивные развлечения. Через некоторое время следует официальная часть, во время которой подводятся итоги года, озвучиваются планы на будущее, награждаются лучшие сотрудники. За ней следует концерт, после концерта все снова расходятся «по увлечениям». И официальная и концертная часть требуют, чтобы люди сидели, поэтому банкет — оптимальный формат. В тоже время нам нужно место, чтобы организовать интерактивы. Несколько раз проводили Новый год в «Ролл Холл», было здорово, хотя сейчас места там для нас уже недостаточно. В клубе «Адмирал» устраивали как зимнее, так и летнее мероприятие, при этом даже зимой много времени проводили на свежем воздухе, играли в командные игры, катались на лошадях. Горел большой костер. Потом все перебрались в зал, где 1000 человек разместилась все-таки с трудом, организовать там какие-то активности, было уже невозможно. Летом от банкетного формата решили отказаться. Праздник любим проводить на берегу водоема, и сидеть в плавках за нарядно украшенным столом как-то странно. На летних мероприятиях еда обычно присутствует в режиме нон-стоп. Также начинаем с welcome, и это достаточно основательный welcome, с сэндвичами и пирожками. Стартуем около 12:00, через некоторое время открываются точки с легкими закусками, на всех мероприятиях используем только легкий алкоголь — пиво, вино или шампанское. Обычно, каждый праздник реализуется под своей индивидуальной концепцией. Например, на GEOJET пару лет назад, которую мы построили на широте нашей географии (филиалы, проекты и пр.) и в каждой точке активностей подавались какие-то национальные блюда. Например, в зоне Средней Aзии — зеленый чай, восточные сладости, фрукты.

IMG 0259

К. П. Кто организует питание?

Т. Ч.: Достаточно часто — банкетные службы площадок, привлекаем и кейтеринг-компании.

К. П. Довольны ли вы тем, как работают банкетные службы и кейтеринг компании?

Т. Ч.: После каждого мероприятия проводим опросы, просим сотрудников оценить все составляющие, в том числе и питание. При каждом следующем мероприятии стараемся учитывать их мнение, чтобы каждый нашел себе еду по вкусу. Но кейтеринг-операторы далеко не всегда «слышат» мнение заказчика. На одном из летних мероприятий, пару лет назад, кейтеринг предложил меню, основные позиции которого составляли блюда французской кухни. Сама я большой поклонник французской кухни, но на пикник нужно что-то другое. Все что мне смог предложить оператор из разряда «попроще», оказалось одноразовой посудой… В результате, мои замечания учтены не были, неудачным оказался и формат. Люди забирали разнообразные закуски подносами и рассаживались с ними за столики. Те, кто подходил позже, обнаруживали пустые фуршетные линии и пустые столы. Мяса на мангале не успевало прожариваться и за него шли «бои». В ужасе была не только я, но и сами сотрудники кейтеринга…

К. П. «Фуршет с рассадкой» во многих случаях может оказаться хорошим решением, но люди активные и любящие поесть, хотят обеспечить себе за столом максимальный комфорт, поэтому будут относить туда еду подносами…

Т. Ч.: Да, мы поняли, что это не наш формат.

К. П. И какой вывод Вы сделали относительно оптимального формата? Если банкет на пляже не самый удачный вариант, а при фуршете с рассадкой никто не может заставить гостей не забирать еду подносами, если им так хочется?

Т. Ч.: В этом году наше летнее мероприятие обслуживал эко-ресторан выездного обслуживания «Мята кейтеринг». Его работой все остались довольны. Сделали обычный фуршет, забирать еду подносами было просто некуда. Люди рассаживались на лежаки, устраивались на пляже. Еду выносили с перерывами, выдавали ее официанты и всем всего хватило. Кстати, в первый раз кейтеринг не дергал меня вопросом, пора или не пора выносить еду. Они сами определяли, когда это надо делать и делали вовремя. Для меня это очень важно, поскольку как организатору, мне приходится решать во время мероприятия, огромное число задач.

К. П. Рассказ о сотрудничестве с новым на рынке оператором всегда очень интересен. Молодой компании приходится сталкиваться с множеством проблем, в числе которых и обеспечение мероприятия мебелью, посудой, текстилем, и менеджмент в зале, и управление привлеченным персоналом. Целый комплекс аспектов, прокол в каждом из которых может испортить мероприятие. Поэтому, заказчики к новым игрокам, относятся осторожно, решаясь попробовать их разве что на небольших мероприятиях. Вы рискнули, но возможно, пошли на это, поскольку имели дело с конкретным человеком, которого хорошо знали?

Т. Ч.: Конечно. Этот человек–генеральный директор — проверен в работе, мы уже делали с ней не одно мероприятие. Она собрала команду единомышленников, людей увлеченных своим делом. Компания участвует и в благотворительных мероприятиях, на которых ничего не зарабатывает, и в небольших семейных праздниках. Безусловно, чтобы себе это позволить, другие мероприятия должны приносить доход и крупные заказчики у них тоже есть. Она занимается бизнесом, но подход компании, ее отношение к делу мне очень близки. Первое о чем они думают — как сделать хорошо, а уже потом, как на этом заработать. Когда же ты видишь, у подрядчика то, что называется «доллары в глазах», когда понимаешь, что твое мероприятие интересует его только как возможность «сорвать денег», это отталкивает. Поэтому с такими подрядчиками я не выстраиваю долгосрочных отношений.

К. П. Вы можете привести пример?

Т. Ч.: Новогоднее мероприятие, которое проходило на ВВЦ, обслуживал «Банкет Холл». Я уже сотрудничала с этим оператором раньше, и поскольку особых претензий тогда не было, и согласилась снова воспользоваться их услугами, когда кейтеринг вышел на меня напрямую. Но буквально каждая моя просьба, вызывала, как у менеджеров кейтеринг-компании, так и у представителей площадки, желание «стрясти денег». Всем знакомо это выражение лица, когда человек каждый раз прикидывает, сколько бы с тебя запросить еще и за это, и за то. Столкнулась и с очень агрессивным, напористым стилем общения, когда явно пытаются заставить сделать то, что не считаешь нужным. Во время праздника пропали два ценных подарка. У нас в компании, такого не бывает, можно забыть ценные вещи или деньги, их всегда найдут и вернут. Мы привыкли к доверительным отношениям, и хотя я понимаю, что мероприятие обуживает множество разных, зачастую случайных человек, такого быть, конечно, не должно.

К. П. Вы рассказали о ярком негативном опыте работы с кейтерингом. А какой был самый позитивный опыт?

IMG 0259

Т. Ч.: Последнее мероприятие, которое проводил «Мята кейтеринг», оставило очень хорошее впечатление. Не только потому, что все прошло гладко, и я могла не думать о вопросе питания. Пожалуй, первый раз в опросах, сотрудники особо отметили, что еда была вкусной. Компания позиционирует себя как экоресторан — в меню не было майонезных салатов, блюд приготовленных с большим количеством масла — это тоже понравилось. Очень много деталей повлияло на впечатление. Удачно были расставлены столы, организовано пространство, не было очередей за напитками, то ли они быстрее разливались, то ли просто точки раздачи были более удобно расположены. Ассортимент напитков был достаточно широкий, например, включал даже сидр. Например, на День открытых дверей кейтеринг привез для детей маленькие симпатичные сувениры и необычно украсил столы.

К. П. Одного доверия к человеку, которого вы хорошо знаете, все же было, наверное, недостаточно, чтобы выбрать эту компанию. Представители кейтеринга должны были как-то продемонстрировать свой опыт, быть убедительными на этапе переговоров?

Т. Ч.: Безусловно. Буквально все мои вопросы предвосхищались, при этом менеджеры обращали внимание на такие детали, о которых я сама не подумала —это показатель профессионализма. С каждым проведенным мероприятием мой опыт растет, но всегда приятно, когда рядом с тобой люди, которые разбираются лучше и при этом «на твоей стороне», то есть искренне хотят, чтобы мероприятие прошло успешно.

К. П. Вы отметили качество еды на этом мероприятии. А используете ли вы предварительные дегустации при подборе оператора?

Т. Ч.: В последнее время используем активно, на этом настаивают и сами подрядчики. Хотя понимаю, что приготовить на пять человек во время дегустации, и на 1000 во время мероприятия — это разные вещи. Не могу сказать, что особо при- дирчива к меню, вношу обычно общие коррективы. Но, например, для «Мята кейтеринг» даже корректив не пришлось вносить, оператор сам понял, что нужно. Кстати, сотрудники стали больше обращать внимание на качество и детали, стараемся учитывать их пожелания.

К. П. Вы работали не с одним оператором по питанию. Какую бы Вы оценку в целом, дали российскому рынку кейтеринг услуг?

Т. Ч.: «Мята-кейтеринг», о котором я рассказывала — особая компания, и с ее руководителем нас связывают свои дружеские отношения. Что касается других операторов, та работать с ними без консультанта, сейчас уже не рискую. Если говорить откровенно, тебя могут обмануть везде, где ты что-то не проследил или не предусмотрел. Например, на объемах еды. Может пропасть алкоголь, в том числе тот, который мы привезли сами. Все это крайне неприятно, как собственно и сам факт необходимости постоянного контроля, поскольку это очень контрастирует с той атмосферой доверия, к которой мы привыкли у себя в компании.

К. П. Интересно, что затронули такую тему, как консультирование во время мероприятий. Кейтеринг Консалтинг тоже предлагает такую услугу, сопровождаем мероприятия, как по просьбе клиентов, так и ивент-агентств. Чаще подключаемся на этапе выбора исполнителя и проведения тендера, иногда, нас приглашают, когда до мероприятия осталось всего несколько дней. Это, конечно, самый нежелательный вариант, потому что уже мало что поправишь. Разве что на самом мероприятии можно избежать критических ошибок. Услуга, надо отметить, пользуется все большим спросом, например, в декабре уже запланировано сопровождение нескольких серьезных и масштабных мероприятий. Многие заказчики, также как и вы, пришли к этому не сразу. Много лет они сталкивались с проблемами в работе кейтеринг-операторов, и сейчас пришли к выводу, что надо с этим что-то делать. А Вы довольны работой консультантов?

Т. Ч.: Да, уже на нескольких мероприятиях, консультант Татьяна, снимала с меня массу проблем. Я готова многое отдать «на откуп», если доверяю человеку. Очень важен личный контакт, с Татьяной он сложился сразу, мы обнаружили сходство во взглядах на многие вопросы, близкие морально-этические установки. В первый раз обсудили программу, мои пожелания, я рассказала о компании, особенностях нашей публики. И уже на самом мероприятии, о том, что происходит с питанием, я уже не думала. Это было большим облегчением. Я была уверена, что все блюда вынесут вовремя, в нужном объеме, что ничего не забудут, что вино не пропадет, и так далее. Очень важно, чтобы на каждом участке работы стоял человек, которому ты доверяешь.

К. П. У многих компаний, функции контроля над работой подрядчиков выполняют ивент-агенства. Они могут не разбираться в каких деталях, и тоже в свою очередь обращаться к услугам консультантов, тем не менее, ответственность за все участки мероприятия, берут на себя. Вы не обращаетесь при подготовке больших мероприятий к услугам ивент-агентств?

Т. Ч.: За все время моей работы в компании, был только один случай, когда организацией мероприятия «под ключ» занималось ивент-агентство. Опыт оказался настолько неудачным, что я зареклась иметь дело с агентствами. Как минимум в качестве претензий могу предъявить нечистоплотность и попытки вести себя с клиентом, как с полным идиотом. Не говоря уже о том, что все мероприятие прошло «криво», а от руководства площадки, которую мы снимали, я даже слышала угрозы в свой адрес. Это было пять лет назад, с этого времени мы сумели собрать отличную команду специалистов по всей России, которые берут на себя те или иные функции. Сейчас у меня есть своя команда, точнее команды, поскольку на разных мероприятиях они разные — кто-то лучше организует детские мероприятия, кто-то что-то другое, например, снимает видео или делает инфографику. Думаю, что такой подход позволяет проводить мероприятие лучше, чем это сделало бы любое самое замечательное агентство.

К. П. Довольно сложно координировать участие стольких многих подрядчиков…

Т. Ч.: Это моя работа. Со многими из «команды» уже установились личные отношения, мы просто дружим. Каждый проект — маленькая жизнь, в которую ты вкладываешь душу. Те, кто делает его со мной, такие же неравнодушные люди. Первое, о чем мы думают люди, которые работают со мной — как сделать классно, а уже второе, как заработать денег. Честность и прозрачность — главный показатель, что подрядчику можно доверять. Это значит, что тебе показывают смету, в которой правдиво расписана стоимость всего, что потребуется. Работа сотрудников, оплата подрядчика — отдельный пункт, и его я буду «срезать» в последнюю очередь, когда требуется оптимизировать бюджет. Потому что главное в создании классного праздника — это люди, которые его готовят. Но в целом, я не сторонник урезания бюджета, поскольку очень легко перейти тонкую грань, когда борьба за экономию самым прямым образом, скажется на качестве. Тогда получится, что немалые деньги все равно потрачены, но эффект отрицательный.

К. П. Давайте отдельно поговорим о работе персонала кейтеринг— компаний, к которому, как известно, бывает много претензий. Есть ли у вас замечания?

Т. Ч.: Претензии часто предъявляются к внешнему виду официантов, но на наших мероприятиях это далеко не всегда важно, в пределах разумного, конечно. Если гости сидят в плавках, будет у официанта зеленая или синяя бабочка, на мой взгляд, значения не имеет. А вот сотрудников, увозящих наше вино, за руку хватали, не могу сказать, что часто, но такое бывало. И это гораздо более важная проблема.

К. П. Как они это делали?

Т. Ч.: Даже особо не скрываясь. Просто упаковали в хозяйственные сумки-тележки пару ящиков вина. Консультант это быстро пресекла, я бы при своей занятости, могла бы и не заметить.

К. П. Как бы вы оценили уровень конкуренции на рынке кейтеринга. Многие операторы жалуются, что конкуренция сильно возросла…

Т. Ч.: Интересно, что в последнее время кейтеринг-компании предпринимают все меньше попыток выйти на меня напрямую. Раньше предложений поступало много, как от разноформатных ивент-агентств, так от операторов по питанию. И все готовы были сделать все — организовать площадку, любой кейтеринг, включая кофе-брейк — такая широта настораживала, ведь быть экспертом во всем невозможно. Но сейчас прямых звонков и предложений от кейтерингов практически не получаю, хотя от ивент-агентств по-прежнему отбоя нет…

К. П. Вы не первая, кто это отмечает. Рынок ивент-услуг стал более цивилизованным и структурированным, сейчас кейтеринги продают больше своих услуг через агентства, и, думаю, просто расслабились, не желая или не умея работать с «холодными» звонками. Это конечно, неправильно, и еще раз подтверждает тот факт, что особо сильной конкуренции между ними нет.

Т. Ч.: Я бы тоже не сказала, что конкуренция жесткая, особенно есть сравнивать с другими рынками. Например, мне плотно приходится сталкиваться по работе со страховыми компаниями, там конкуренция проявляется очень явно. Но на рынке кейтеринг-услуг множество странных явлений. Например, странным выглядит то, что у нескольких брендов один и тот же владелец.

К. П. Я с вами согласен. Чтобы вы, как заказчик пожелали российским кейтеринг-компаниям? Это наш традиционный вопрос.

Т. Ч.: Возвращаясь к тому, о чем мы говорили — не притихать, не сидеть как «кролики в норе», выходить на заказчика. Лично я готова разговаривать и рассматривать предложения, и если компания сумеет меня заинтересовать, у нее есть шанс поработать не только на наших мероприятиях, но и на мероприятиях моих друзей и знакомых — за рекомендациями ко мне обращаются часто. Но инициативность должна быть в хорошем смысле, попытки давить на заказчика, брать напором, вызывают только обратную реакцию. В целом же, пожелаю развиваться и не стоять на месте.

Комментарии экспертов:

Kuznetsova

Юлия Кузнецова, руководитель «Банкетной службы Ее Величества Екатерины Второй»:

Татьяна определенно разбирается в организации мероприятий и у нее большой опыт в этом. Базовые проблемы кейтеринг-индустрии Татьяна тоже описывает довольно точно. Соглашусь с тем, что всегда хорошо, когда заказчик работает с подрядчиком, которому может доверять и с которым говорит на одном языке. В то же время, здоровая конкуренция среди потенциальных подрядчиков всегда полезна, на мой взгляд. Именно в ней рождаются новые идеи, обнаруживаются современные подходы и к меню, и к обслуживанию. Подрядчик в неконкурентной ситуации, часто «расслабляется». Наша «Банкетная служба Ее Величества Екатерины Второй» обслуживает все мероприятия на территории музея-заповедника «Царицыно». Мы тоже, как будто, в неконкурентной среде. Однако, большое количество мероприятий московского правительства, большое число постоянных заказчиков и мероприятия, организуемые непосредственно ГМЗ «Царицыно» — вся это обязывает соответствовать и обеспечивать неизменный уровень сервиса. Проблема персонала, тоже есть в кейтеринге и Татьяна здесь права. Все московские кейтеринги работают практически с одной и той же базой привлекаемого персонала. Выбирать лучших и гарантировать отсутствие случайных людей здесь можно только в том случае, если кейтеринг имеет постоянную загруженность и способен непрестанно загружать персонал. Эта возможность есть не у всех и я рада, что мы лишены многих проблем в персоналом именно благодаря работе на такой площадке, как «Царицыно». Ну и, конечно же, гаранты того, что все подводные камни и потенциальные опасности не станут проблемой заказчика — это менеджер и руководитель банкетной службы. Их опыт и становится основой качественного сервиса.

 

Bayanova2

Людмила Баянова, директор по развитию CateringStaff:

Открытый разговор о кейтеринге с заказчиком — прекрасный материал для размышлений для кейтеринговых компаний. Все чаще в последнее время звучит тема взаимопонимания заказчика и кейтеринга на уровне совпадения системы ценностей. Доверие, социальная ответственность, честность и открытость становятся значимыми факторами успеха. Российские компании все больше переходят в метафору партнерства с несколько иными ожиданиям, когда разговор не только про деньги и сметы, но и про увлеченность, искреннюю заинтересованность, проактивность со стороны кейтеринга как подрядчика. Далеко не все кейтеринги способны быстро перестроить свою коммуникацию с заказчиками и подход к проектам, поэтому зачастую молодые кейтеринги, появившиеся на этой новой волне, смотрятся выигрышно по сравнению со старожилами рынка. Одну из ключевых ролей в этом процессе перестройки играет персонал. Есть известная фраза, что пользуясь стандартными методами, ты получишь стандартный результат. Чтобы добиться большего, нужны новые инструменты и методы работы, в том числе с временным персоналом. Поэтому в свое время появилась идея CateringStaff .ru как принципиально нового онлайн сервиса для подбора временного персонала, который основан на прямых взаимоотношениях компании и работника, взаимной ответственности с соответствующим сохранением истории, рейтингами и системой черных меток.

Источник: http://cateringconsulting.ru

Журнал «Общепит» №2