Экономим на банкете, беря его организацию на себя, без особого ущерба для мероприятия.

У вас намечается праздник? Приближается важное, судьбоносное событие? И вы хотите его отметить подобающим образом?

Понятное желание и похвальное решение! В этой статье ведущий российский поисковый портал www.4banket.ru расскажет, как не допустить лишних расходов и сэкономить на банкете без особого ущерба для мероприятия.

2 пути организации банкетного мероприятия

Рассмотрим два основных алгоритма действий заказчика праздничного мероприятия: через специальное агентство и самостоятельно.

Оба способа имеют, как положительные, так и отрицательные стороны.

Способ первый – обращение к услугам праздничного агентства

Агентств, специализирующихся на организации праздничных мероприятий разного рода, существует изрядное количество, особенно в крупных городах. Москва – прямое тому подтверждение.

На заметку: этот способ – идеальное решение для очень занятых и платежеспособных людей, которые четко знают, что хотят и умеют формулировать свои желания.

Праздничные агентства значительно облегчают подготовку к празднику, беря все организационные моменты на себя, начиная от поиска подходящего банкетного зала и заканчивая развлекательной программой праздничного дня. Все, что потребуется от заказчика, это найти подходящее агентство, набрать его номер телефона и сообщить основные свои пожелания.

Кажется, все просто, но есть нюансы. А дьявол, как известно, кроется именно в деталях.

На что обратить внимание, при обращении в праздничное агентство

• Выбор ресторана.

Следует четко понимать, что агентства сотрудничают с определенным, и весьма ограниченным, списком ресторанов и кафе. А это значит, что они будут предлагать «прикормленные» заведения, те, которые платят агентству вознаграждение за посредничество – 5-10% от суммы банкетного заказа.

Это совсем не означает, что заведение будет неподобающего качества, но важно понимать, что агентство – лишь информационный посредник. Оно только подыскивает и предлагает варианты, а конечное решение и выбор – за заказчиком. И стало быть, агентство не понесет ответственность, если что-то в ходе банкета пойдет не так, как мечтал его клиент.

Вывод: к выбору банкетного зала нужно отнестись очень внимательно и мысленно к предполагаемой смете расходов прибавить вознаграждение агентства.

• Подбор оператора и фотографа.

Такую услугу праздничные агентства охотно предоставляют. Они предложат заказчику 2-3 фото- и видео оператора на выбор, покажут их портфолио.

Но! Как и с рестораном, предложенные агентством специалисты не находятся в его штате (это слишком накладно). Агентство их арендует под конкретный заказ и за определенное вознаграждение.

Вывод: прежде, чем принимать предложение, «пробейте» фотографа и оператора по интернету, почитайте отзывы их клиентов, посмотрите реальные работы, убедитесь, что они соответствуют вашим ожиданиям.

• Подготовка развлекательной программы банкета.

Каждому празднику нужны зрелища. И без профессионального ведущего, музыкального сопровождения, концертных номеров не обойтись. Все это также берут на себя праздничные агентства, подбирая артистов, музыкантов, ведущего для проведения банкета.

И так же, как и в случае с фотографом, агентство получает процент за посреднические услуги и не несет никакой ответственности за конечный результат. А потому, совет остается в силе: будьте бдительны и изучайте отзыве в интернете.

Причем, в сборе проверочной информации нуждаются не только те, кого предлагает агентство, но и оно само. Следует изначально «пробить» ответы на два вопроса: опыт и время работы агентства на рынке праздничных услуг и его репутация.

Общий вывод: этот путь организации праздничного банкета даст наилучший результат и не удивит форс-мажорами, если, все же, держать ситуацию под собственным контролем, придерживаясь принципа «доверяй, но проверяй».

Способ второй – самостоятельная подготовка праздничного мероприятия

У самостоятельной подготовки есть один неоспоримый плюс – личный контроль гарантирует качество исполнения.

Конечно, форс-мажоры не исключены, особенно при организации масштабных праздничных событий. Но, все же, их вероятность сводится к минимуму, при личном участии заказчика в организации праздника.

На заметку: основной минус игнорирования услуг праздничного агентства – огромный ресурс личного времени, который придется задействовать, чтобы все организовать самостоятельно. Но утешением может стать возможность сэкономить на услугах посредника.

Организовываем банкет сами: 5 важных шагов

• Шаг №1: выбор банкетного зала.

Отправными точками для выбора подходящей банкетной площадки являются: количество гостей и тематика праздника. Они продиктуют размер зала и стиль его оформления.

На заметку: чем масштабнее предполагается праздник (от 100 и более человек), тем больше времени потребуется на поиск нужного банкетного зала. Но зато в вашем поле зрения – все залы и банкетные площадки Москвы, а не только те, что выбрало праздничное агентство.

Важно сразу определиться с видом обслуживания: полное, частичное, фуршет или коктейль — и выбрать оптимальный вариант для задуманного мероприятия.

Так, для классического банкета самым распространенным видом обслуживания является частичное. Это, когда гости садятся за стол, уже сервированный холодными закусками и напитками.

Частичный вид обслуживания выбирают для юбилейных, свадебных банкетов.

Полный вид обслуживания – самый пафосный, торжественный и дорогой. Применяется, как правило, на официальных приемах.

Банкет-фуршет организуется в случаях, когда нужно принять большое количество гостей за непродолжительное время и в помещении с небольшой площадью – презентации, выставки, конференции.

Это – самый демократичный и экономный вид обслуживания. Он, практически, не нуждается в помощи официантов, гости сами накладывают себе еду и выбирают напитки.

Банкет-коктейль – рекордсмен экономии времени, места, финансов. Проводится часто на открытом воздухе, например, на лужайке перед домом, в качестве приветствия гостей, легкого перекуса перед основной трапезой. На банкете-коктейле нет тарелок и столовых приборов. Мелкопорционные закуски и напитки разносят официанты.

Совет: если суть праздника — не в престиже, а в комфорте гостей, то имеет смысл обратить внимание на ресторанные заведения средней ценовой категории. Они, как правило, представляют оптимальное соотношение цены и качества. У них надежные и постоянные поставщики продуктов, и банкетное меню не уступает по исполнению дорогим ресторанам, в которых зачастую делают ставку на витиеватость оформления и замысловатость названия блюд.

• Шаг №2: заказ банкетного меню.

Обсуждение меню желательно в присутствии шеф-повара заведения. Лучше его никто не сможет ответить на вопросы, касающиеся продуктов и способа приготовления того или иного блюда. Да и специальные пожелания заказчика должен лично услышать тот, кому суждено их выполнять.

Совет: когда банкетное меню будет сверстано, следует заняться математическими расчетами. Взять общий вес блюд из составленного меню и поделить его на число гостей. Если получается больше 1 кг на персону, смело урезайте меню. Средний расчет: 700 г – на мужчину и 500 г – на женщину. Больше обычно не съедают.

Сэкономить на напитках поможет отсутствие пробкового сбора в заведении – возможность заказчику приносить алкоголь с собой, без экономических последствий.

• Шаг №3: рассадка гостей.

Подробный план рассадки гостей позволит предусмотреть все нюансы. Виновники торжества занимают место во главе стола. Если речь идет о свадьбе или юбилее, то самые почетные места – рядом с молодоженами и юбиляром – занимают их близкие родственники. Далее рассаживаются друзья.

Совет: гостей стараются рассаживать по интересам: родственников вместе, родителей — вместе с детьми, особенно маленькими, одиночек – за одним столом, чтобы ближе познакомились.

• Шаг №4: выбор ведущего, музыканта, фотографа.

Личный отбор подходящей кандидатуры на решение ответственных задач, изучение отзывов реальных клиентов и портфолио мастеров помогут избежать в будущем неприятных сюрпризов и недоразумений.

Совет: можно дать объявление на специализированном форуме, чтобы затем внимательно изучить поступившие заявки.

• Шаг №5: оплата заказа.

Здесь совет один: не расплачивайтесь целиком за еще невыполненную работу. Предоплата только в виде аванса. Оставшаяся сумма станет залогом доведения исполнителем работы до конца и стимулом сделать эту работу хорошо.