Конференция в стиле «Кунг-фу Панда»

Описание

Бриф:

Конференция с интересной выездной программой для партнёров  Клиента с целью повышения их лояльности. Мероприятие должно иметь WOW-эффекты и неординарные подходы к  каждому проводимому событию, быть максимально интерактивным.

Предложенное решение:

На первой встрече, посвящённой более детальному брифованию,  было высказано предложение, которое в ходе доработки легло  в основу концепции мероприятия «Панда Джон-Сон». Главная идеей  концепции стала легенда о великом воине Джон-Сон, который на пути  к совершенствованию своего мастерства овладел новыми знаниями и опытом.
Каждый день участники конференции встречали «великих воинов», которые утром рассказывали им о новых знаниях и тонкостях мастерства: например, конференция в джунглях на горе Угвея или прохождение с мастером Шифу великой тропы в Мишоне;
— днём: тимбилдинг с обучением основных приемам кунг-фу на Горе Милосердия, поиск секретного ингредиента для приготовления  лучшей лапши;
— а вечером открывали врата в мир вьетнамского карнавала: красная  вечеринка «У мастера Гадюки», пляжная вечеринка «Панда зажигает»,  ужин с национальной шоу-программой в заповеднике Мишон.

План:

• Получение брифа от Клиента
• Подготовка предложения и смет
• Подтверждение проекта
• Инспекционная поездка с Клиентом для выбора площадок
• Подбор поставщиков
• Подготовка всех материалов по проекту
• Реализация проекта

Задачи:

В ходе подготовки мероприятия организаторская группа столкнулась  с 2 сложностями:
• Ограниченные сроки на подготовку проекта – всего 1 месяц. Благодаря чёткой и слаженной работе всей команды и проверенных подрядчиков проект был успешно реализован.
• Площадки были не просто эксклюзивными, а уникальными – согласования приходилось проводить на самых высоких уровнях (вплоть до правительственного).

Реализация:

1 день. Карнавальная встреча гостей на территории отеля. Во встрече были задействованы: вьетнамский театр дракона, традиционный музыкальный коллектив, анимационная группа артистов.
2 день. Утро-день: интерактивная конференция. Зал оформлен в виде джунглей, сцена представлена горой, акцент на подготовленные ролики по мотивам мультфильма «Панда Кунг-фу», ведущий – мастер Шифу. Вечер: красная вечеринка «В гостях у мастера Гадюки».

3 день. Утро-день: экскурсионная программа «Вьетнам- жемчужина  Азии». Вечер: традиционное вьетнамское шоу в заповеднике Мишон в джунглях.
4 день. Утро: конференция на Горе Милосердия.
День: тимбилдинг с элементами обучения кунг-фу на территории храма, продолжение тимбилдинга с варкой лапши на пляже.
Вечер: пляжная вечеринка «Панда зажигает».

Эффективность:

Мероприятие имело четкую и выдержанную концептуальную линию, которая плавно перетекала из одного дня в другой, каждая деталь была логично связана с предыдущей. Члены группы активно участвовали во всех предлагаемых по ходу интерактивах и проявляли максимальную вовлеченность в процесс.

Особенности:

• «Многодетальность» и многозадачность проекта с использованием национальной специфики и колорита.
• Необычность мест проведения конференции (на ступеньках буддийского храма) и национального ужина (посреди развалин древнего города).
• Сложный технический райдер – сбор необходимого оборудования производился, фактически, по всей стране.
• Жёсткое ограничение по времени на подготовку проекта.
• Большой объём работ по брендированию, декорированию, подбору и подготовки костюмов и аксессуаров.

Дополнительная информация:

На организацию ивентов подобного типа и масштаба закладывается, как правило, от 3 до 6 месяцев. Однако, данный проект был подготовлен за 1 месяц, включая большое количество видео продакшена и pos-материалов, подбора артистов и площадок, реквизита и костюмов. Поэтому особо хочется отметить командную работу сотрудников Агентства, которая дала эффективные результаты за данные сроки.